Automatización de Bibliotecas: introducción

La automatización de bibliotecas consiste en la consecución secuencial de los procesos, actividades y servicios que se llevan a cabo. La automatización de los centros bibliotecarios se desarrolla a través de Sistemas de Gestión de Bibliotecas específicamente diseñados para el tratamiendo documental. Pero pensar que son los únicos sistemas que se emplean, sería un error. Hay que tener en cuenta que los trabajos bibliotecarios también incluyen actividades administrativas, difusión en red, comunicación interna, etc. Esto sugiere la necesidad de establecer una tipología de actividades para las que un sistema de gestión bibliotecario puede estar diseñado:

• Actividades Biblioteconómico - Documentales: Se consideran actividades Bibliotecarias y Documentales, aquellas que tienen en cuenta las técnicas y trabajos de la cadena documental. Especialmente; Catalogación, Clasificación, Indización, Resumen, Signaturización, Digitalización, Edición de Catálogos, Edición de repertorio de autoridades, Normalización de registros catalográficos, entre otros.
  

• Actividades Administrativas: Se consideran actividades Administrativas aquellas que responden a la gestión de los usuarios de la biblioteca, la gestión de las adquisiciones y presupuestos de la biblioteca, la gestión de las políticas de préstamo del centro que responden ante un determinado Marco Normativo, Reglamento o Estatuto de gestión, Edición de Estadísticas del Centro, Edición de la planificación del centro, facturación, entre otros.
  

• Actividades de Comunicación: Se consideran actividades de Comunicación aquellas que están enmarcadas a difundir la biblioteca ante un público objetivo afectado por el área de influencia de la biblioteca, cualquier tipo de manifestación comunicativa de carácter interno mediante Intranet, comunicación con los usuarios mediante el sitio web de la biblioteca, principalmente.

En muchos casos, como se viene advirtiendo en los anteriores párrafos no todos los sistemas de gestión de bibliotecas, automatizan todas las funciones, actividades o servicios de las bibliotecas.

• Por ejemplo en muchas bibliotecas la Intranet no está integrada en el sistema de gestión de bibliotecas, por lo que se tiene que automatizar de manera independiente utilizando un sistema CMS o Groupware que permita compartir la documentación electrónica o digitalizada para la red interna de trabajo de la biblioteca. Un ejemplo de ello es el sistema Brushtail de OpenSource.
  

• Otro ejemplo puede ser la web de la biblioteca. Aunque esta función está siendo integrada paulatinamente por los últimos desarrollos en sistemas de gestión de biblioteca, mediante el OPAC. No obstante ha sido muy común la diferenciación de la web OPAC en línea de la página web oficial de la biblioteca que estructura no sólo opciones de consulta del catálogo, sino información de interés sobre los servicios, actividades y funciones que desempeña de cara al usuario. Por este motivo gran cantidad de bibliotecas, aún siguen separando ambos conceptos. De hecho pese a existir OPACs que permiten integrar la web y las herramientas de consulta del catálogo, muchas bibliotecas se muestran reticentes, debido a factores como la personalización de la web, estructuración de la misma, organización, etc.

• Un ejemplo igual de comun, es el apartado referente a la impresión de etiquetas. No todas las bibliotecas emplean los sistemas de impresión de etiquetas que se suministran en los sistemas de automatización. Esto se debe a la falta de opciones de personalización de las etiquetas y a la falta de un interfaz visual que permita esclarecer el diseño final de las mismas. Por este motivo, muchas bibliotecas emplean sus propios sistemas, como rotuladoras para elaborar el tejuelado de manera manual.

Todo esto viene a demostrar y probar, entre otros muchos ejemplos, que los sistemas de automatización, no siempre logran automatizar todas las funciones necesarias, o no siempre logran adaptarse a las necesidades de la biblioteca, debido a su concepción, falta de adaptación, personalización, o debido a un incorrecto diseño o concepción. Pese a lo expuesto, los sistemas de automatización de bibliotecas, se diseñan con la intención de responder a las necesidades bibliotecarias, documentales, administrativas y comunicativas de un centro determinado. Por ello existen una serie de servicios básicos que sí logran automatizar, siendo los siguientes:

• Servicio de Préstamo: El servicio de Préstamo es una función vital de cualquier biblioteca. Un servicio de estas características implica un ciclo de préstamo, que esta formado por el préstamo propiamente dicho, la devolución e incluso la reserva de documentos. Por lo tanto cualquier préstamo conlleva un registro de los documentos, del usuario prestatario y un registro de las políticas de préstamo que le afectan. Todo ello implica la disposición de tablas para el alojamiento de los registros catalográficos, tablas de registro de usuarios, tablas de perfiles de préstamo para definir las políticas de préstamo, entre otros. Esto significa un control completo de los catálogos bibliográficos de la biblioteca o su completa automatización, así como de los usuarios que hacen uso de la documentación.

• Servicio de Información y Referencia, OPAC: El servicio de Información y Referencia se consigue gracias a los sistemas de Recuperación de Información. En los sistemas de gestión Bibliotecarios, pueden encontrarse de dos bien diferenciados. Sistemas de Recuperación Internos de la propia aplicación y que por lo tanto están incluidos como una función de consulta directa del catálogo general desde el módulo de catalogación y por otro lado sistemas de recuperación OPAC orientados a la consulta sencilla o avanzada del usuario de la biblioteca. En ambos casos implica un tratamiento de las cadenas de texto de cada consulta y su consulta en las tablas catalográficas del sistema, mediante procedimientos de comparación, clustering, análisis vectorial o mediante operadores booleanos. También han adquirido gran importancia los sistemas de inteligencia artificial que en gran cantidad de casos operan en el análisis gramatical y sintáctico de las consultas, permitiendo discernir resultados más o menos próximos con respecto a la consulta del usuario.

• Servicio de Difusión Selectiva de la Información: La difusión selectiva de la información es otro de los servicios que el sistema de gestión bibliotecario puede automatizar de forma completa. Para ello requiere del perfil de necesidades de información del usuario y las informaciones de contacto, correos electrónicos... para generar listas de distribución especializadas para cada uno de ellos. En DSI, existe la tendencia creciente de utilizar fuentes de sindicación para establecer alertas de las novedades bibliográficas de la biblioteca. Este sistema puede aplicarse asimismo a los perfiles de usuarios y personalizar alertas con la información bibliográfica que interesa a un determinado usuario atendiendo a la categorización, temática o clasificación del registro o documento.

Pero al margen de los servicios, también existen unos procesos y trabajos que automatizan las actividades de la biblioteca, principalmente referidas a la cadena documental del centro, a saber:

• Selección y Adquisición: Son procesos automatizables tanto en cuanto, en el sistema de gestión bibliotecario, se incorporen tablas que permitan registrar la documentación seleccionada y susceptible de ser adquirida. Esto significa que la información se debe constituir en tablas diferentes a la del catálogo general de la biblioteca, aunque a la postre se vincule con ella, dado que el documento una vez es recibido en el centro, es registrado y catalogado. Por ello hay sistemas de gestión que permiten realizar un volcado de las obras seleccionadas y adquiridas desde las tablas de adquisición a la tabla del catálogo general de la biblioteca. De esta forma el Bibliotecario finaliza la descripción y clasificación del documento que se encontraba precatalogado desde el momento de su selección.

• Registro: La función de registro de documentos en la biblioteca, puede ser y debe ser asumida por los sistemas de gestión de bibliotecas como tal. Esto significa, que ha de existir una tabla con la relación histórica de la progresión del catálogo de la biblioteca, es decir, de todas las altas, bajas y expurgos que se han llevado a efecto desde el catálogo general de la biblioteca. Esta función no siempre está bien definida en los sistemas de gestión de bibliotecas y supone la creación de un repertorio final en modo retrospectivo.

• Catalogación: La catalogación es una función intrínsecamente obligatoria y vinculada a la existencia de los catálogos de la biblioteca. Esta función es automatizada en cualquier sistema de gestión de bibliotecas, de manera que puedan ser normalizadas las autoridades correspondientes del registro catalográfico, así como sus principales puntos de acceso. Es decir onomásticos, temáticas, clasificación decimal, tipología documental, editorial, lugar de publicación, series, colecciones etc.

• Indización y Resumen: Consituye una función no siempre recogida en los sistemas de gestión bibliotecarios. Afecta principalmente a los ensayos, artículos de revista y descripción completa de publicaciones de tipo seriado. Aún así sería ideal extender sus aplicaciones al catálogo general incluyendo los índices propiamente dichos. La indización y el resumen permiten a la biblioteca elaborar dossieres de artículos de revistas que posteriormente puedan ser remitidos mediante DSI a los correspondientes perfiles de los usuarios. 

• Clasificación: La clasificación está directamente unida a la catalogación en los registros bibliográficos, por lo que esto supone que un sistema de gestión de bibliotecas, tiene que contemplar tablas de autoridades para el control y normalización de menciones de responsabilidad (Onomásticas), términos geográficos, materias, CDU, Tesauro, etc. Ergo dichas tablas están intrínsecamente relacionadas con las tablas de los catálogos, cumpliendo las necesidades del centro de establecer unas herramientas de descripción y lenguajes documentales bien definidas sobre las que se trata y prepara la documentación. En la cadena documental la clasificación corresponde a una actividad y función capital para la organización completa de las colecciones y de su posterior recuperación tanto física o topográfica, como por medio de OPAC y sistemas de consulta. No se olvide nunca, que mediante los procesos de clasificación, calificación y descripción, se logran establecer puntos de acceso que permiten crear rutinas de recuperación de información mucho más exhaustivas y precisas, facilitando uno de los objetivos contemplados por la biblioteconomía, que es la difusión de la documentación y de la información para atender las demandas o necesidades de los usuarios.

• Signaturización y Etiquetado: La signaturización contempla el proceso de creación de las signaturas y tejuelos de los documentos que conforman una colección bibliotecaria. Esto significa que los sistemas de gestión bibliotecarios, deben tener en cuenta las posibilidades de generar tejuelos y etiquetas de códigos de barras, para la identificación de cada documento y facilitar los mecanismos de préstamo y devolución, así como para realizar el proceso de reubicación y organización topográfica del mismo. Habitualmente la codificación de las etiquetas se realiza con fuentes EAN Code 128, siendo una de las más comunes y normalizadas del mercado. Estas fuentes son capaces de convertir el número de registro de un determinado documento en el catálogo, en el código de barras correspondiente. No obstante no todos los centros bibliotecarios tienen en cuenta el empleo de un número de registro en la colección para la identificación de registros. Es muy frecuente encontrar otro tipo de numeraciones como el ISBN13 codificados con fuentes UPC, que permiten codificaciones más elaboradas para set de 13 caracteres. En relación a los tejuelos, los sistemas de gestión bibliotecarios, deben tener en cuenta posibilidades de edición y diseño gráfico de los mismos, permitiendo al bibliotecario decidir sobre la posición, fuentes, tamaños de cada elemento de la signatura.

• Edición Repertorial y Documental: Constituye una función obligatoria de la biblioteca, el disponer, desarrollar o crear los repertorios, catálogos y ediciones necesarias que permitan una fuente de consulta independiente del catálogo electrónico basado en un sistema de gestión bibliotecario. Es decir, se considera una opción fundamental las posibilidades de exportar la información de las tablas catalográficas para constituir catálogos bibliográficos, diseñados con los campos que el bibliotecario considere necesarios, y organizados según sus criterios para disponer de bibliografías y repertorios según materias-temáticas o clasificación, autores, alfabético de títulos, literatura gris, según idiomas, según organización topográfica, estanterías, etc. Por otro lado existen otros productos derivados de la edición documental y que cualquier biblioteca debe comprender, como por ejemplo boletines de novedades bibliográficas, Dossieres con los vaciados de revistas, que principalmente pueden ser extraidos y diseñados desde el sistema de gestión bibliotecario, siempre que esté habilitado para el tratamiento de publicaciones periódicas y disponga de consultas para imprimir en páginas dinámicas los registros de altas bibliográficas en el sistema.

Además todo servicio y actividad requiere de un proceso de transacción, modificación y edición de datos en las tablas de la base de datos de soporte. A esto se le denomina edición dinámica de tablas relacionadas. No se olvide que estos sistemas utilizan siempre bases de datos relacionales como se viene explicando en los anteriores artículos. Esto significa que los trabajos de catalogación por ejemplo, interactúan con las tablas correspondientes al catálogo principal del sistema de gestión de bibliotecas. Pero a su vez, implica tablas que están subordinadas como por ejemplo la tipología documental, el estado del documento, el usuario catalogador, la clasificación CDU correspondiente, las autoridades como menciones de responsabilidad, descriptores geográficos, descriptores temáticos de un hipotético tesauro, etc. Véanse estos aspectos reflejados en el ejemplo de la siguiente imagen.

Ejemplo de vinculación entre las tablas de préstamo.

Esto significa que un sistema de automatización de bibliotecas, tiene que tener en cuenta, no sólo las funciones, actividades, procesos y trabajos del centro, sino las rutinas programadas que actúan sobre las tablas relacionadas de la base de datos. Es decir, que un sistema de gestión de Bibliotecas contempla cuatro niveles:

• Nivel de Interfaz: El nivel de interfaz es la arquitectura visual del complejo del sistema de gestión de bibliotecas. La interfaz es una capa de directa visualización para el usuario o el bibliotecario que trabaja con la aplicación. Consiste en un diseño gráfico que representa los módulos, acciones y funciones del sistema de gestión. Por lo tanto en este nivel se tiene la posibilidad de diseñar la forma en la que se tiene que representar la información, así como acceder a la misma. En estos aspectos, se debe diseñar en función a la Usabilidad y la Accesibilidad.

• Nivel de Módulos: El nivel de módulos establece una organización conceptual del sistema de gestión bibliotecario. Esto supone que se determinan una serie de funciones agrupadas en torno a un área de trabajo. Por ejemplo en torno a un Módulo de Circulación, establecemos las funciones de Préstamo, Devolución, Reserva, Autopréstamo, Consulta de préstamos activos, consulta de devoluciones retrasadas, informes de frecuencia de uso de los documentos de la colección, etc. Por lo tanto bajo el título Circulación se establecen unas funciones propias de la actividad, proceso o servicio.

• Nivel de Scripts: El nivel de scripts, determina qué operaciones hay que asignar a cada función de un módulo determinado. Es decir, establecer cómo van a trabajar las funciones que se han definido, qué información van a tratar, cómo la van a procesar y qué elementos van a intervenir en ese proceso de trabajo de dichos Script. Dicho de otra forma, se trata de dictar las instrucciones necesarias para que una función adscrita a un módulo, cumpla con su cometido. Por ejemplo, la función de préstamo, está compuesta por diversos scripts, que permiten captar el código de barras de un determinado usuario, consultar el código en la tabla de usuarios, verificar que es el usuario de la biblioteca, devolver la información en la pantalla, interrogar para obtener un libro para el préstamo, captar el código de barras del documento, comprobar su disponibilidad, generar un registro en la tabla de préstamos de la base de datos en el que vincula al usuario con el libro, consultar la política de préstamo para ese usuario, realizar el cálculo del préstamo, reeditar el registro de préstamo y anotar todos los parámetros del préstamo y finalmente mostrar en pantalla toda la información del proceso de préstamo para ese usuario.

• Nivel de Base de Datos y Tablas: Como es lógico, existe un nivel básico sobre el cual operan los scripts de las funciones correspondientes a un módulo determinado. No se debe olvidar que los scripts realizan operaciones o ejecutan un guión de instrucciones que conlleva el tratamiento de información en las tablas de una base de datos determinada. De hecho un sistema de gestión de bibliotecas, funciona a modo de herramienta de registro. En el ejemplo expuesto sobre un script, se puede averiguar rápidamente que existen operaciones de consulta, interrogación, recuperación de datos en una serie de tablas, modificación o creación de registros en tabla que finalmente tiene un objetivo de representación. Por lo tanto sin las tablas de la Base de Datos, el script no podría funcionar.

Ilustración de la interacción de niveles

Tal y como se ha explicado, todos los servicios, procesos y actividades, tratan de ser integrados en los sistemas de Automatización, quedando definidos para permitir su ejecución automática y secuencial, de forma que facilite y registre todos los cambios en las tablas principales de la base de datos soporte. Como se podrá apreciar en el artículo de Módulos de Automatización de Bibliotecas, todos los servicios y procesos de la biblioteca, quedan definidos por las acciones que el bibliotecario lleva a cabo en su quehacer diario. Estableciendo en consecuencia una vinculación directa entre dichas funciones y los módulos programados para servir a tales efectos.

Sistemas de Gestión Bibliotecarios.
A modo de referencia, sí es importante conocer cuales son los principales sistemas de gestión de bibliotecas. Por ello, en este punto se incluyen aquellos sistemas propietarios y aquellos basados en Código Libre u OpenSource.

• Propietarios.

• Absys: http://www.baratz.es/baratz/absys.html
  
• Millenium: http://www.iii.com/mill/index.shtml
• Sirsi Unicorn: http://www.sirsi.com/Sirsiproducts/unicorn.html
  
• Libermarc: http://www.cospa-agilmic.com/
  
• Aleph: http://www.greendata.es/
  
• Biblio3000: http://www.biblio3000.com/
  
• Ever Flora Library: http://www.everdocumentica.com/
  

• Código Libre - OpenSource.

• Openbiblio: http://obiblio.sourceforge.net/
  
• PMB: http://www.sigb.net/
• phpMyLibrary: http://sourceforge.net/projects/phpmylibrary/
  
• Emilda: http://www.emilda.org/
  
• Koha: http://www.koha.org/
  
• Keystone DLS: http://www.indexdata.dk/keystone/
  
• Dspace: http://www.dspace.org/
  
• Greenstone: http://www.greenstone.org/
  

Referencias para Consultar.
Esta breve introducción explicita la importancia de conocer todos los servicios bibliotecarios básicos y de extensión, así como las funciones y actividades que se desempeñan en el marco de la cadena documental del centro. Por ello y como referencia para completar esta información se proponen las siguientes referencias de consulta:

• ORERA ORERA, Luisa (coord.); PEÓN PÉREZ, Jaime Luis. VELLOSILLO GONZÁLEZ, Inmaculada. (et al.). Manual de biblioteconomía. Madrid : Síntesis, 2002. Consulte Referencia del Catálogo

• Servicios Bibliotecarios. Universidad de Salamanca, Facultad de Traducción y Documentación. Temarios de Oposiciones: La Facultad de Traducción y Documentación de la Universidad de Salamanca dispone en red de una completa documentación referida al temario de opsosiciones. Entre este temario se puede encontrar un tema monográfico sobre los servicios bibliotecarios fundamentales. Disponible en:
  http://sabus.usal.es/docu/pdf/Servicios.PDF
  

• Servicios Bibliotecarios a través de Internet. Elaborado por Julio Macías González: Unidad de Autoformación diseñada para el estudio de los principales servicios de la llamada Biblioteca 2.0, que implica el uso de nuevas estrategias de difusión de la información y consulta. Disponible en:
  http://www.sedic.es/autoformacion/servicios_bibliotecarios/index.htm
  

• El Servicio Bibliotecario de Referencia. José Antonio Merlo Vega: Artículo monográfico nº 3 del año 2000 de la revista Anales de Documentación de la Universidad de Murcia, dedicado al servicio de referencia en todas sus formas. Supone un excelente documento de repaso de todas las acepciones y variedades. Disponible en:
  http://www.um.es/fccd/anales/ad03/AD07-2000.PDF

• OSS4lib. Portal de Sistemas de Gestión de Bibliotecas Open Source: Portal de Información y actualizaciones de los principales sistemas de código libre especializados en la automatización de Bibliotecas. Disponible en: http://www.oss4lib.org/