Módulos de un sistema de integral de bibliotecas: Administración

En automatización de Bibliotecas, es necesario entender la estructura y arquitectura de los sistemas de gestión bibliotecarios. Todo servicio, actividad y proceso de la biblioteca queda descrito y programado en módulos. Los módulos son agrupaciones de pequeños programas diseñados para cumplir una serie de funciones concretas, de manera que la información y datos que manejan pueda ser compartida e integrada por el resto de módulos del sistema. Dicho de otra forma, los módulos contienen las rutinas de servicios, procesos y actividades de la biblioteca, y por ello están íntimamente relacionadas. Recuérdese que la información y datos bibliográficos, así como de usuarios, políticas de préstamo, tesauros, clasificaciones, etc. están recogidos en bases de datos y tablas de acceso común para todas estas pequeñas aplicaciones. Esto significa a su vez que comparten variables de forma que es muy sencilla la conexión de unas funciones del sistema con otras.

Como se acaba de explicar los sistemas de gestión funcionan gracias a una programación modular, además de la definición de las funciones y las tareas que deben realizar para con la base de datos que administran, editan o modifican. Pero esta sencilla teoría es interpretada de muy diversas formas, según los desarrolladores de las aplicaciones. Es decir, existen diversos enfoques en la concepción de estos sistemas. Por ello se denomina Arquitectura de sistemas, en el presente contexto, a la forma o manera en que se deben asignar las funciones a los diversos módulos, así como determinar sus relaciones y cargas de trabajo.

Si bien un modelo de arquitectura como el expuesto en la próxima imagen, desentraña un esquema intermedio, también existen sistemas de tipo distribuido y centralizado:

• Enfoque de un sistema centralizado es aquel que se apoya sobre un módulo de administración que permite gestionar todos los parámetros del resto de módulos. Por ejemplo de los parámetros que atañen a los usuarios, ejemplares, catálogos, préstamos, etc.

• El Enfoque de un sistema intermedio consiste en establecer un módulo de administración que se encarga de algunas funciones y parámetros que atañen a las cargas más pesadas o importantes de algunos módulos. Por ejemplo la gestión de la Política de Préstamos, Parámetros de las consultas a la Base de Datos, etc.

• El Enfoque de un sistema distribuido consiste en la práctica inexistencia de un módulo de administración, puesto que la parametrización de los módulos, reside en los propios módulos del sistema. Por ejemplo las políticas de préstamo se podrían determinar desde el módulo de préstamo o circulación del sistema, el tipo de usario se podría definir desde el módulo de usuarios.
  

Como se ha podido advertir, en el diseño de sistemas de gestión de bibliotecas y en general de sistemas gestión de centros de información, hay una constante que se repite en gran medida. Se trata de los módulos de administración y el concepto parametrización. De hecho uno de los factores fundamentales a la hora de elegir un sistema de gestión, son sus opciones de administración y de parametrización, esto es hasta que punto se pueden modificar las propiedades del sistema para que se adapte al máximo a las necesidades de la biblioteca. Esto implica por tanto:

• Capacidad para editar tablas de la base de datos de forma sencilla e intuitiva.
• Posibilidades de edición del interfaz de usuario.
• Posibilidades de ampliación de los campos de descripción en todas las tablas.
  
• Determinación del tipo de codificación por set de caracteres.
• Determinación de formato de catalogación.
• Privilegios de administración y posibilidades de acceso y gestión de los módulos.
• Opciones de trabajo en red a modo de herramienta de trabajo en grupo.
• Opciones de Explotación en la Migración de datos sobre el conjunto de tablas.
• Uso de formatos de exportación e importación estándar.
• Opciones de mantenimiento de BD automatizadas y supervisadas.

El Módulo de Administración

El módulo de administración se considera clave, tanto en cuanto es el responsable de los parámetros fundamentales bajo los que funciona el conjunto del sistema. La administración permite especificar que tipologías y calificadores básicos se utilizaran en el sistema de gestión de bibliotecas. Esto implica que las tablas principales del sistema se vean determinadas en gran medida para especificar por ejemplo la localización y ubicación de un documento en la biblioteca según su sala, estantería y planta, o por ejemplo determinar la situación o el estado en el que se encuentra el documento (Prestado, Disponible, Baja, Expurgado...), el estado de conservación, el tipo de ejemplar (Monografía, Revista, Obra de Referencia), el origen del documento o por ejemplo cuál fue su tipo de adquisición (Compra, Canje, Donación). Asimismo al igual que ocurre en lo relativo al catálogo, sucede con los usuarios, con el préstamo, las adquisiciones y cualquier otro módulo susceptible de ser tipificado en algunos de sus campos.


En el siguiente gráfico se expone un básico Nivel de Tablas del módulo de administración referido anteriormente. En esta representación se explicita la administración de parámetros relativos al documento, al usuario de la biblioteca, los administradores del sistema, los privilegios de acceso, los perfiles del préstamo, así como los aspectos relativos al mantenimiento del sistema atendiendo al mantenimiento técnico propiamente dicho, la explotación de los datos mediante migración y los parámetros referidos a los formatos de explotación.