En relación a la estructura orgánica del sistema archivístico de la administración española está constituido por archivos de oficina o administrativos, archivo central, archivo intermedio y archivo histórico. A continuación se describen cada uno de ellos atendiendo a sus aspectos esenciales:
El Archivo de Oficina:
Los archivos de oficina tienen como principal función la conservación de la documentación producida tanto en cuanto su tramitación o necesidad de uso no acaba. La documentación que se genera en un archivo de oficina es el resultado de la relación de las personas físicas y jurídicas con la administración pública, lo que significa que los expedientes generados constan de unos valores y atríbutos, que otorgan fe pública, validez jurídica, administrativa y probatoria.
l Organización: Un archivo según la tradición española no se organiza por materias. Recuérdese que el principio de organización gira en torno al cuadro de clasificación del propio sujeto productor, el tipo de expediente o trámite iniciado y la sección o área al que pertenece la entidad pública de origen. Es decir, se aplica de forma directa el principio de procedencia, respetando siempre el orden de creación de las series documentales.
l Documentación Generada:
■ Correspondencia: Se considera correspondencia a todos aquellos documentos que permiten mantener una relación administrativa entre personas físicas y jurídicas con la administración pública. También se consideran aquellas comunicaciones a nivel interno entre organismos o dependencias de la propia administración pública. En todos los casos la correspondencia, goza de un valor jurídico y administrativo que atestigua cualquier acto aadministrativo. Esta documentación suele estar organizada junto con los expedientes administrativos que generaron tales comunicaciones, de forma que puede ser estudiado todo el proceso administrativo a partir del expediente de origen.
■ Libros de Control Administrativo: Lo constituyen principalmente los libros de registro certifican y otorgan un valor jurídico a todo aquel trámite descrito. Se consideran en este marco los libros de registro de entrada y salida que controlan toda la correspondencia, los libros de contabilidad, los padrones, etc.
■ Documentación para la Gestión Administrativa: Son todos aquellos textos legales, publicaciones, informes, notas internas, circulares, que ayudan al correcto desarrollo de la gestión administrativa a modo de material de refeerencia y apoyo informativo.
■ Expedientes: Un expediente es un conjunto de docunentos que presenta sus contenidos por el orden de creación de todas aquellas actuaciones que tienen como objetivo la resolución administrativa de un determinado asunto, en función al procedimiento, la competencia y el tema que abarque con independencia de la cantidad de entidades públicas u organismos que participen. Esto significa que el expediente constituye una unidad documental no fragmentable por estar integrado por documentos encadenados mediante una relación de causa-efecto que conforma el trámite completo de un proceso administrativo, desde su incoación, disposición, tramitación y resolución. Un expediente en consecuencia puede estar formado por documentos generados por la entidad productora o procedentes de otras unidades administrativas. En los casos en los que es necesaria la tramitación de terceros expedientes a partir de documentos de un primero, se generan documentos que responden a la existencia de los originales, denominándose minutas. Todas las series de expedientes en el archivo de oficina quedan a disposición de consulta tanto en cuanto no quede cerrado el trámite administrativo o cese la utilización inmediata de las mismas, pudiendo transcurrir un periodo de 5 años desde su creación, quedando regulado por la norma de procedimiento de la entidad pública. Una vez que el expediente cumple esta condición forma parte de la documentación de una transferencia, o relación de entrega para el archivo central correspondiente al que es remitido.
l Herramientas esenciales:
■ Cuadro General de Competencias: Documento que permite conocer que funciones tiene asignada la entidad administrativa, así como los tipos documentales que genera como resultado del desempeño de sus actividades. Esta documentación suele facilitar el desarrollo de los cuadros de clasificación funcionales utilizados para la identificación de las series y expedientes a lo largo de las transferencias entre archivos.
■ Registro de Transferencias: Constituye un registro con la confirmación de las relaciones de entrega a un tercer archivo. En el caso del archivo de oficina, conlleva la disposición de una copia de las relaciones de entrega al archivo central. En el archivo central, con respecto a las relaciones de entrega al archivo intermedio. En el archivo intermedio, con respecto a las relaciones de entrega al archivo histórico.
■ Listados Normalizados de Autoridades, Entidades, Materias y Lugares Geográficos: Permiten establecer puntos de acceso a modo descriptores autorizados y normalizados a un determinado expediente o tipo documental.
■ Formularios e Impresos normalizados: En todos los archivos se dispone de formularios normalizados con las relaciones de entrega, testigos, peticiones, comunicaciones internas, etc. que facilitan la organización y desempeño de las actividades de registro, transferencia, conservación y acceso a las series documentales.
■ Normas de Gestión: Contemplan las características específicas para el tratamiento de las series documentales generadas por la entidad pública, así como el rango temporal, alcance y valores especiales de los que constan. De esta forma, se establece un tiempo mínimo de estancia en el archivo, atributos administrativos y jurídicos especiales, por los que la documentación deberá ser transferida posteriormente.
l Funciones del Archivo de Oficina:
■ Organizar y conservar la documentación teniendo en cuenta el principio de procedencia y orden de creación de los documentos.
■ Evitar la dispersión documental, para mantener integrada la unidad documental, ya sean expedientes compuestos o series documentales.
■ Preparar transferencias de las series documentales cuando los valores administrativos y las necesidades de uso establecidas en las normas del archivo lo permitan. Esto supone también el registro de transferencias.
■ Asegurar el acceso y control de los expedientes, de forma que queden registrados todos los movimientos dentro o fuera del mismo.
■ Servir la información que sea reclamada por los ciudadanos o la administración, sobre un determinado asunto, atendiendo a la legislación que regula el derecho de acceso, salvaguardando la intimidad y el interés nacional.
El Archivo Central:
El archivo central tiene el objeto de recibir las transferencias documentales de los archivos de oficina, que componen la estructura de la administración pública española, en aquellos casos en los que los expedientes han cumplido su ciclo de tramitación inicial así como su uso continuo. Su función más importante es llevar a cabo los procesos de identificación, valoración y estudio de las series documentales recibidas por los archivos de oficina, a fin de conocer aquellos valores de los que consta la documentación, para su control, tratamiento, transferencia, conservación y difusión. Como resultado del proceso de transferencia de un archivo de oficina a un archivo central, gran cantidad de series documentales suelen perder validez administrativa al contrario que el valor probatorio o jurídico. Como se podrá observar el ciclo vital de la documentación archivística y en consecuencia el factor temporal, hace que los valores de una serie de expedientes vayan variando conforme se transfieren de un archivo a otro del sistema.
l Funciones del Archivo Central: Son esenciales los procesos de Identificación, Valoración, Descripción y Difusión de las series documentales que los archivos de oficina transfieren. Estas funciones se llevan a cabo a partir de las relaciones de entrega e informes de cada transferencia de un archivo de oficina a un archivo central.
■ Identificación: Es el proceso que determina la procedencia y la estructura interna del fondo del que procede una serie documental o expediente. Se estudia por tanto el sujeto productor (componente orgánica) y el tipo documental (componente funcional). Las fuentes de información empleadas para este proceso son los Cuadros Generales de Competencias que existen en los archivos de oficina o la legislación que regula las competencias del sujeto productor y aquellos repertorios legislativos que facilitan el conocimiento de la producción de dicho expediente o serie documental. El resultado del empleo de estas fuentes es la creación de los cuadros de clasificación que sistematizan la estructura jerárquica de las funciones y competencias de la entidad productora, así como su disposición orgánica que atiende a la disposición departamental y administrativa. Todo ello facilita el conocimiento del orden en que fueron creadas las series, las disposiciones legales que afectan a las mismas y los organismos que han intervenido en su desarrollo.
■ Valoración: Es una de las funciones inherentes al proceso de identificación, ya que tan pronto se identifica la serie o expediente, se analiza para conocer los valores legales, administrativos, jurídicos, informativos o probatorios. Es decir, los valores primarios del documento, siempre cuidando que se cumpla La ley de Secretos Oficiales, Ley Orgánica de Derecho al Honor, Ley de Patrimonio Histórico Español y Ley de Régimen Jurídico de las administraciones públicas. En este proceso también se incluyen los plazos de prescripción si procede de los valores primarios del documento, de forma que se permita establecer un calendario para su transferencia al archivo intermedio.
■ Descripción: El proceso de descripción se lleva a cabo con la información obtenida en el proceso de identificación y valoración, anteriormente referidos. Esto facilita la descripción de los contenidos atendiendo a la consideración de las fracciones cronológicas, sus particularidades de acceso, transferencia o expurgo.
■ Difusión: Se tiene como función esencial la difusión de la documentación que se solicite por parte de los ciudadanos u otras entedidades públicas, salvaguardando la legislación que regula el acceso a las series documentales atendiendo al registro del solicitante, documentación requerida, tipo documental solicitado, fecha y lugar de consulta, periodo del préstamo y responsable del mismo.
■ Conservación: Se comnsidera al archivo central responsable de la conservación de las series documentales, evitando acumulaciones excesivas, facilitando la fluidez de las transferencias, protección física mediante carpetas de formato normalizado adaptado para cada tipo documental, así como mantener las medidas ambientales oportunas de luz, calor y humedad.
l Instrumentos de Control del Archivo Central: Registros de Entrada y Salida, Registro de Préstamos a terceros archivos, Registro de Consultas de usuarios e investigadores, Registro Topográfico (Descripción de la localización de las unidades de instalación), Registro Gráfico de depósitos.
El Archivo Intermedio:
El archivo intermedio recibe la documentación transferida desde los archivos centrales de los distintos organismos de la administración pública, por regla general de los archivos centrales de cada ministerio o entidad pública. Tal y como se establece la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico de 25 de junio, la documentación permanecerá sita en el archivo intermedio hasta que finalmente pierde todos sus valores administrativos. Esto supone que en el estadio intermedio se produce una transformación del valor documental, pudiendo ser de interés histórico, en cuyo caso será identificado, debidamente valorado y transferido al archivo histórico correspondiente.
El Archivo Histórico:
El archivo histórico constituye el último estadio del ciclo vital de un documento archivístico. El valor de las series viene determinado por su capacidad para dar testimonio o fe de hechos acontecidos y cuya relevancia o importancia para la historia o cultura del país, lo convierte en objeto del patrimonio histórico español. Las funciones esenciales del archivo histórico son la conservación o preservación de tales documentos, su correcta identificación, descripción para quedar a disposición del estudio y la investigación.
