La automatización de unidades de información es la disciplina responsable de plasmar en la práctica la definición y planificación de los procesos y actividades que se desempeñan en archivos, bibliotecas, centros de documentación y museos. Esta tarea de definición y planificación es la base para la creación de los sistemas tecnológico-documentales sobre los que se asientan los actuales servicios de los centros de información. Dicho de otra forma, la automatización es la materialización de un proceso previamente definido, con la finalidad de normalizarlo, organizarlo y obtener valor añadido en los servicios que dependen del mismo, obteniendo como resultado una aplicación informática que responde a todos los parámetros y premisas que se formularon.
Un ejemplo sencillo, de lo comentado en el párrafo anterior es el servicio de préstamo de una biblioteca. Como bien se sabe, cualquier unidad de información y en especial las bibliotecas, poseen una cadena de procesos, actividades y servicios que están debidamente articulados, por lo que se conoce como Cadena Documental. Desde la gestión y adquisición de documentos para las colecciones, pasando por su recepción, registro, precatalogación, clasificación, catalogación, preparación física y organización física en las estanterías, hasta el momento en el que el documento se presta a un usuario. Todas estas actividades, incluyendo el servicio de préstamo, son totalmente automatizables, en lo que se denomina, Sistema de Gestión de Bibliotecas.
Esto quiere decir, que existe un sistema informatizado que permite elaborar un listado de adquisiciones, de acuerdo con la política de ampliación y mejora de un fondo bibliográfico de la biblioteca. También la existencia de un sistema que permite traspasar esos listados para ser tratados a modo de registro tras su recepción y compra, así como para ser exportados para su precatalogación, clasificación y final catalogación, de manera que consten en el catálogo colectivo correspondiente. Todo el proceso del documento, queda reflejado en este tipo de sistemas y suponen el mejor método de coordinación de las actividades y servicios de un centro.
Por este motivo los centros de información, utilizan sistemas que informatizan y a la postre automatizan todas sus funciones, tareas y actividades. He aquí la importancia de aprender a diseñar dichos procesos, de cara a la adaptación de los sistemas de gestión existentes o la creación y confección de otros nuevos que se apliquen a nuestra unidad de información y documentación.
Finalmente, y a modo de reflexión, debemos pensar lo importante que es tener en cuenta las funciones y cadenas de procesos y actividades de la documentación en cada tipo de centro; puesto que en función a ello dependerá un sistema automatizado más eficiente y versátil conforme al contexto, continente y contenido informacional y documental. Por tanto que los procesos, el tipo de información, los servicios, el volumen de la información y los documentos y el contexto administrativo, económico y de soporte tecnológico, influyen decididamente en el desarrollo y planificación de este tipo de proyectos.
El objetivo de la asignatura será el conocimiento de dichos sistemas de gestión atendiendo a sus capacidades, módulos, funcionamiento y actividades, servicios y procesos que automatizan. De esta manera el alumno adquiere una serie de nociones y esquemas con los que es capaz de comparar, mejorar, adaptar e incluso rediseñar el concepto de funcionamiento y servicio de dichos sistemas. Para validar estos conocimientos, se llevarán a cabo prácticas y ejercicios operativos con colecciones de prueba, registro, catalogación, recuperación de información, difusión selectiva de la información, gestión de fechas extremas en fondos archivísticos, gestión de catálogos de objetos y piezas de museo, entre otros.
Un ejemplo sencillo, de lo comentado en el párrafo anterior es el servicio de préstamo de una biblioteca. Como bien se sabe, cualquier unidad de información y en especial las bibliotecas, poseen una cadena de procesos, actividades y servicios que están debidamente articulados, por lo que se conoce como Cadena Documental. Desde la gestión y adquisición de documentos para las colecciones, pasando por su recepción, registro, precatalogación, clasificación, catalogación, preparación física y organización física en las estanterías, hasta el momento en el que el documento se presta a un usuario. Todas estas actividades, incluyendo el servicio de préstamo, son totalmente automatizables, en lo que se denomina, Sistema de Gestión de Bibliotecas.
Esto quiere decir, que existe un sistema informatizado que permite elaborar un listado de adquisiciones, de acuerdo con la política de ampliación y mejora de un fondo bibliográfico de la biblioteca. También la existencia de un sistema que permite traspasar esos listados para ser tratados a modo de registro tras su recepción y compra, así como para ser exportados para su precatalogación, clasificación y final catalogación, de manera que consten en el catálogo colectivo correspondiente. Todo el proceso del documento, queda reflejado en este tipo de sistemas y suponen el mejor método de coordinación de las actividades y servicios de un centro.
Por este motivo los centros de información, utilizan sistemas que informatizan y a la postre automatizan todas sus funciones, tareas y actividades. He aquí la importancia de aprender a diseñar dichos procesos, de cara a la adaptación de los sistemas de gestión existentes o la creación y confección de otros nuevos que se apliquen a nuestra unidad de información y documentación.
Finalmente, y a modo de reflexión, debemos pensar lo importante que es tener en cuenta las funciones y cadenas de procesos y actividades de la documentación en cada tipo de centro; puesto que en función a ello dependerá un sistema automatizado más eficiente y versátil conforme al contexto, continente y contenido informacional y documental. Por tanto que los procesos, el tipo de información, los servicios, el volumen de la información y los documentos y el contexto administrativo, económico y de soporte tecnológico, influyen decididamente en el desarrollo y planificación de este tipo de proyectos.
El objetivo de la asignatura será el conocimiento de dichos sistemas de gestión atendiendo a sus capacidades, módulos, funcionamiento y actividades, servicios y procesos que automatizan. De esta manera el alumno adquiere una serie de nociones y esquemas con los que es capaz de comparar, mejorar, adaptar e incluso rediseñar el concepto de funcionamiento y servicio de dichos sistemas. Para validar estos conocimientos, se llevarán a cabo prácticas y ejercicios operativos con colecciones de prueba, registro, catalogación, recuperación de información, difusión selectiva de la información, gestión de fechas extremas en fondos archivísticos, gestión de catálogos de objetos y piezas de museo, entre otros.
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