Recopilando información sobre el sujeto productor

Identificar el sujeto productor es parte esencial de la descripción de archivos dado que permite establecer sus vinculaciones administrativas, históricas y juridicas en relación a las actividades y trámites que llevaron a cabo y que han quedado registrados en la documentación pública o privada. Por este motivo, todo programa o herramienta de archivos debe constar de un módulo de descripción para el sujeto productor que hace las veces de registro de autoridades, de acuerdo a las directrices normativas propuestas por el CIA (Consejo Internacional de Archivos) en las normas ISAAR (CPF). Es decir, la  Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias.

En Archon resulta fácil aplicar dichas normas, puesto que consta de los campos esenciales de descripción para personas físicas y jurídicas propuestas por las ISAAR (CPF). Por tanto antes de llevar a cabo la descripción exhaustiva de cada una de las agrupaciones documentales, se procede a identificar y describir todos los sujetos productores, ya sean administraciones públicas, ciudadanos, personas, familias, empresas, etc. atendiendo a las siguientes áreas y apartados de descripción:

Área de Identificación del Sujeto Productor
Corresponde a los elementos de descripción esencial para identificar el sujeto productor. En el caso del fondo seleccionado, El 51º Virrey de Nueva España Juan Vicente de Güemes Pacheco y Padilla y la Secretaría del Despacho de Guerra.

• Tipo de Entidad: Se especifica que tipo de entidad se está describiendo, institución, persona o familia.
• Persona. España, 51º Virrey de Nueva España Juan Vicente de Güemes Pacheco y Padilla. Nota: Para el registro de autoridad de Instituciones del Antiguo Régimen.
• Institución. España, Secretaría del Despacho de Guerra. Secretarías de Estado, Consejo de Guerra. Nota: Para el registro de autoridad de Instituciones del Antiguo Régimen.

• Formas Autorizadas del Nombre, Formas Paralelas y Otras Formas del Nombre: Se especifican los puntos de acceso normalizados que identifican de manera unívoca a una institución, persona o familia. En relación a formas paralelas, qué otras denominaciones adopta el sujeto productor, en otras lenguas, o escrituras. En relación a otras formas del nombre, aquellas denominaciones que supongan abreviaturas, formas extendidas del nombre, inclusión de fechas extremas, localizaciones espaciales y temporales, pseudónimos, títulos etc.

• Juan Vicente de Güemes Pacheco de Padilla y Horcasitas. Nueva España (1789-1794)
• Juan Vicente de Güemes Pacheco y Padilla.
• 51º Virrey de Nueva España.
• Conde de Revillagigedo.

• Secretaría del Despacho de Guerra.
• Secretarías de Estado, Consejo de Guerra. Secretaría del Despacho de Guerra.

Área de Descripción
Corresponde a los elementos de descripción de la historia, funciones, contexto y actividades  de la institución, persona o familia. Consta de los siguientes apartados:

• Fechas de Existencia: Se registran las fechas de existencia de la institución, persona o familia. (ISO 8601 Reglas para el sistema de datación)
• Juan Vicente de Güemes Pacheco de Padilla y Horcasitas: 
• La Habana, Cuba 1740 / Madrid, España 1799
• Secretaría del Despacho de Guerra:
• 1547 / 1843

• Historia: Se proporciona un resumen de la hisoria de la institución, persona o familia.

• Juan Vicente de Güemes Pacheco de Padilla y Horcasitas: nació en La Habana, Cuba en 1740; murió en Madrid, España en 1799. Virrey de Nueva España del 16 de octubre de 1789 al 11 de julio de 1794, fue sin duda el mejor gobernante que tuvo la Nueva España, no solo fue honrado prudente y justiciero, como varios de sus antecesores, sino que contó con virtudes que escasamente tuvieron los demás virreyes: fue dinámico, emprendedor, visionario e incansable. Dotado de gran capacidad para el trabajo, tenía además la pasión por realizar una obra de trabajo duradera y de beneficio común, motivado por la buena voluntad y la satisfacción del deber cumplido, sin aspirar a mayores honores ni a enriquecerse desmesuradamente. Su primera preocupación fue la capital del virreinato, la Ciudad de México, que era una urbe, fea, sucia, maloliente, desordenada, insalubre, descuidada e insegura. Comenzó por introducir desagüe y atarjeas, en todas las calles sin que una sola quedara sin drenaje. Luego las empedró a todas por igual e instaló el alumbrado público para iluminarlas de noche, estableció el servicio de limpia y recolección de basura e hizo numerar las casas. Ordenó el embellecimiento de paseos, plazas y alamedas, controló el caos vial de la ciudad, introdujo los coches de alquiler y organizó el servicio de policía, tanto el diurno como el que por las noches prestaban los llamados serenos. Por supuesto persiguió sin piedad a los ladrones y asesinos, caraterizándose su gobierno por la mano dura que utilizó contra los criminales. Gracias al Conde de Revillagigedo la capital neohispana fue llamada la Ciudad de los Palacios. El ejemplo de la Ciudad de México se extendió a las demás ciudades del virreinato. Así, fueron benficiadas poblaciones como Veracruz, Toluca, Guadalajara, San Blas y Querétaro. Además para mejorar la comunicación entre las distintas poblaciones y aumentar el tráfico comercial, Güemes ordenó el diseño y la construcción de una amplia red de caminos modernos, destacando el que iba de la ciudad de México al puerto de Veracruz, realizando obras de ingeniería para salvar barrancos y ríos. Si a algún virrey debe calificarse de estadista, es sin duda al segundo conde de Revillagigedo. Para separar lo que era de la Real Hacienda e incrementar la recaudación de impuestos para beneficio de los neohispanos, ordenó un minucioso estudio de las rentas que producía la colonia, además se recopilaron y reunieron los papeles de las oficinas públicas que se hallaban dispersos y él ordenó la creación de un sistema de archivo que dio origen a lo que hoy es en México el Archivo General de la Nación. De utilidad práctica fue el censo de población que permitió conocer el número exacto de habitantes, su raza y su modo de vida. El conde trabajaba todos los días del año. Aparte de la amenaza de cese fulminante, con su ejemplo, los burócratas agilizaron los trámites, disminuyó la corrupción, los juicios se agilizaron y los contratistas terminaban las construcciones. No hubo malversación de fondos, no hubo ocios en las oficinas de gobierno, se trabajó con orden y puntualidad. Estilaba la política de puertas abiertas recibiendo a quien lo deseara. [Fuente. wikipedia]

• Secretaría del Despacho de Guerra:  Se creó formalmente por Real Decreto de 11 de julio de 1705 cuando la única Secretaría del Despacho Universal se desdobla en una de Guerra y Hacienda y otra para el resto de materias. Pero no será hasta 1714 (R.D. de 30 de noviembre) cuando adquiera verdadero rango y dedicación exclusiva a los asuntos de la guerra. Un año más tarde (R.D. de 28 de abril de 1715) asume las competencias de la suprimida Secretaría de Marina e Indias hasta 1721 (R.D. de 14 de enero) que se separan definitivamente. En 1790 al suprimirse la Secretaría del Despacho de Indias los asuntos militares terrestres pasan a la de Guerra. Continúa como tal Secretaría durante todo el siglo XVIII y entra en el XIX sin grandes cambios en su organización y funciones. Aunque el Estatuto de Bayona de 1808 y la Constitución de 1837 empleen la voz ministro para referirse a los secretarios del despacho, ambos términos se van a usar como sinónimos hasta 1851 (R.D. de 20 de septiembre por el que ser crea el Ministerio de Fomento) que se hace oficial la denominación de ministerios y, en consecuencia pasa a llamarse Ministerio de Guerra. La 'planta' apenas varió, salvo en el aumento del número de personal, a lo largo del tiempo: un secretario, oficiales jefes de las 'mesas' o negociados, escribientes, archivero, portero y otros auxiliares. Al igual que el resto de las secretarías en su ámbito competencial, asume por la 'vía reservada' los asuntos que competían al Consejo de Guerra (quedándose éste con la función judicial), define la línea política a seguir y los medios para conseguir los objetivos, responsabilizándose sólo ante el Rey. [Fuente. Censo Guía de Archivos de España e Iberoamérica del Ministerio de Cultura]

• Lugares: Se indican los principales lugares o ámbitos territoriales donde desempeñaba sus actividades la institución, persona o familia y sus fechas extremas.
• Juan Vicente de Güemes Pacheco de Padilla y Horcasitas
• Nueva España
• La Habana, Cuba
• Madrid, España
• Ciudad de México
• Secretaría del Despacho de Guerra
• Madrid, España

• Estatuto Jurídico: Se especifica el estatuto jurídico de la institución, persona o familia. Es posible reflejar el tipo de institucion y las fechas en las que estuvo en vigor.
• Juan Vicente de Güemes Pacheco de Padilla y Horcasitas
• Persona Física.
• Secretaría del Despacho de Guerra
• Administración Pública. Institución del Antiguo Régimen.

• Funciones, Ocupaciones y Actividades: Se especifican las funciones, ocupaciones y actividades realizadas por la entidad, persona o familia.

• Funciones, Ocupaciones y Actividades del Virrey de Nueva España: Desde la institución misma del estado virreinal, la figura del virrey adquirió peso e influencia debido a que concentraba en su persona todas las responsabilidades de la administración pública del virreinato, tanto judiciales como legislativas caían en el virrey, como representante personal del Rey de España. Entre 1535, fecha de la institución del virreinato, y 1821, al consumarse la independencia, hubo más de 62 virreyes de los cuales Juan Vicente Güemes Pacheco, se encargó de reforzar el ejército ante una inminente invasión británica, que finalmente no ocurrió. Dio especial importancia a la educacion y creó el primer registro de población en la Nueva España. La corona española consideró conveniente la instauración del Consejo de Indias, órgano regulatorio que habría de regular las leyes y a las autoridades de la Nueva España y demás territorios conquistados, pero su actuación fue limitada debido a los poderes casi ilimitados de los virreyes. Entonces nació la Casa de Contratación de Sevilla, con las mismas funciones que el anterior organismo pero con potestad económica y financiera, su principal tarea fue regular el comercio de las posesiones españolas en el Nuevo Mundo, y vigilar la seguridad de los mercantes por las víasm fluviales del Imperio Español. Otra de sus labores fue evitar el contrabando, a tal punto que se castigaba el comercio con extranjeros siendo sentenciados a la pena capital. La Casa de Austria descuidó el cuidado de los mares y el comercio, convirtiéndose así el contrabando en una actividad atractiva para los súbditos, ya que el rey no permitía el comercio con otras potencias. Carlos I consideró conveniente la insturación del virreinato, gobernado por un virrey que representase a la corona y que hiciera cumplir las leyes promulgadas. Antonio de Mendoza, fue el primer virrey enviado a la Nueva España en 1535, y quien debería reconciliar las diferencias entre españoles y nativos. Para esa fecha, no se conocían a ciencia cierta los límites del virreinato, por lo que Álvar Núñez Cabeza de Vaca, dirigió en 1537 una expedición de ocho años de duración para determinar el territorio de la colonia. Las conclusiones presentadas por los exploradores al rey fueron que al noreste se encontraba la Florida y llegaba hasta los límites de California y que el límite de la Nueva España eran las Hibueras. Carlos I promulgó el asunto de la extensión en una carta al virrey Luis de Velasco en 1555, pidiéndole asimismo la exploración de numerosos territorios despoblados. Felipe II dictó en 1572 las ordenanzas de funciones del virrey, que consistían en administrar la colonia, dictar órdenes militares, emitir juicios civiles y eclesiásticos, fundar pueblos y ciudades, realizar censos y datos poblacionales, vigilar el funcionamiento de las obras públicas y obtener ingresos, de los que la quinta parte era enviado a España. [Fuente. Las Instituciones del Antiguo Régimen en América. María Luisa Laviana Cuetos]

• Secretaría del Despacho de Guerra: Sus funciones en general consistían en asegurar la política defensiva en el ámbito terrestre. Para ello eran importantes las comunicaciones y correspondencia con jefes militares y civiles sobre estrategia y aumento de los ejércitos; la caballería, artillería, e ingenieros, su formación en escuelas y academias; estados mayores; levas y reclutamientos; mercedes por servicios de guerra; asuntos referidos a las Órdenes Militares; hospitales y sanidad militar, etc. Estas funciones solían desarrollarse por 'mesas' o negociados respectivos. Territorialmente, sus competencias se extendían a la Península, Islas Baleares y Canarias y Presidios del Norte de África; de 1715 a 1721 a partir de 1790 al Imperio ultramarino. [Fuente. Censo Guía de Archivos de España e Iberoamérica del Ministerio de Cultura]

• Atribuciones, Fuentes Legales: Se indican las fuentes legales de la institución, persona, familia que otorgan sus competencias, funciones y responsabilidades.

• Juan Vicente de Güemes Pacheco de Padilla y Horcasitas: Nombramiento por Real Decreto de Carlos IV del 16 de Octubre de 1789.

• Secretaría del Despacho de Guerra: Se creó formalmente por Real Decreto de 11 de julio de 1705 cuando la única Secretaría del Despacho Universal se desdobla en una de Guerra y Hacienda y otra para el resto de materias. Pero no será hasta 1714 (R.D. de 30 de noviembre) cuando adquiera verdadero rango y dedicación exclusiva a los asuntos de la guerra. Un año más tarde (R.D. de 28 de abril de 1715) asume las competencias de la suprimida Secretaría de Marina e Indias hasta 1721 (R.D. de 14 de enero) que se separan definitivamente. En 1790 al suprimirse la Secretaría del Despacho de Indias los asuntos militares terrestres pasan a la de Guerra. Continúa como tal Secretaría durante todo el siglo XVIII y entra en el XIX sin grandes cambios en su organización y funciones. Aunque el Estatuto de Bayona de 1808 y la Constitución de 1837 empleen la voz ministro para referirse a los secretarios del despacho, ambos términos se van a usar como sinónimos hasta 1851 (R.D. de 20 de septiembre por el que ser crea el Ministerio de Fomento).

• Estructuras Internas/Genealogía: Descripción de la organización o estructura administrativa interna de una institución o la genealogía de una familia.

• Contexto General: Información general del contexto social, económico, cultural y político de la entidad, institución persona o familia.

• El siglo XVIII: Comenzó con el advenimiento de la Casa de Borbón al trono español, llevando a Felipe V como primer rey de los Borbones españoles. La Guerra de Sucesión Española, derivada del nombramiento del duque de Anjou como heredero a la corona. En 1713 la Paz de Utrecht puso fin al conflicto, pero obligó a España a ceder Gibraltar a la corona británica. Felipe V abdicó en 1724 en favor de su hijo Luis I, quien murió en agosto del mismo año. El rey debió regresar al trono hasta su muerte en 1746, siendo sucedido por su hijo Fernando VI, quien murió sin descendencia en 1759 y como rey fue proclamado su hermano Carlos III. Este rey ejecutaría las reformas propias del Despotismo ilustrado, que gran efecto tuvieron en Nueva España. La piratería había caído en decadencia, y muchos de los hombres que trabajaron en aquella actividad pasaron a engrosar las filas de la marina británica, que hacia 1670 había consolidado su poder. Fernando VI preveía ataques a las costas españolas, por lo que en su mandato aumentó la flota. La educación aumentó sobremanera bajo el reinado de los Borbón, de clara influencia francesa. Desde el primer colegio, fundado por Pedro de Gante en 1534, el tema de la enseñanza pública se había estancado. Salvo por la fundación de la Real y Pontificia Universidad de San Ildefonso (1553) y el Colegio Real de Zacatecas (1616), los virreyes no se preocuparon por el tema educativo. Es hasta 1773, cuando se funda la Real Academia de Bellas Artes, y en 1783 el Colegio de Minería, donde estudió el químico Andrés Manuel del Río. La difusión cultural hizo posible que en 1693 se publicara el primer diario de la Nueva España, El mercurio volante, y a partir de 1728 se editó La Gaceta de México. En el territorio de los purépechas, Vasco de Quiroga comenzó la evangelización de los indígenas y fundó en 1540 el Colegio de San Nicolás Obispo, donde se formaron muchos sacerdotes y profesionistas durante los siglos de la colonia y más adelante, como Miguel Hidalgo. La astronomía también se desarrolló, en la figura de Carlos de Sigüenza y Góngora y Antonio Alzate. Mientras tanto, el teatro de Nueva España fue parte importante del Siglo de Oro español, con exponentes como Sor Juana Inés de la Cruz y Juan Ruiz de Alarcón. Asimismo, en 1806 se representó por primera vez en América la obra El barbero de Sevilla. Así pues, durante el siglo XVIII, la economía creció con lentitud, pero las artes se desarrollaron en su máximo esplendor.

• Luchas de Independencia. Finales del Siglo XVIII y principios del XIX: Desde 1798 se gestaron rebeliones en contra del dominio español, como la de ese año, conocida como la Rebelión de los machetes, que pretendía asesinar al virrey Miguel José de Azanza y proclamar la independencia. Sin embargo, poco antes de estallar la conjura fueron detenidos y ejecutados. Durante el gobierno de José de Iturrigaray (1803-1808) la inestabilidad aumentó, debido en parte a las confiscaciones masivas de propiedades de deudores a la Consolidación de los Vales Reales en 1804, decretada por Carlos IV y Manuel Godoy para financiar la guerra marítima contra la Corona británica, que finalmente derrotó a la armada española en la Batalla de Trafalgar (octubre de 1805). Hacia fines de 1807, Napoleón Bonaparte, emperador de Francia, atravesó España para invadir Portugal, pero en el tránsito por los dominios de Carlos IV decidió hacerse con el imperio español, tomando Valencia y Barcelona. Por sugerencia de Godoy, la familia real se trasladó a Aranjuez para huir a América, pero en marzo de 1808, el pueblo se amotinó en contra de los reyes y de Godoy, y proclamó a Fernando de Borbón, príncipe de Asturias como rey de España. Napoleón aprovechó la situación para nombrar a José Bonaparte, su hermano, como monarca español. A este hecho se le conoce como Abdicaciones de Bayona y dio inicio a la Guerra de la Independencia Española. En la Nueva España, los criollos, encabezados por Francisco Primo de Verdad y Ramos y Francisco Azcárate, propusieron un sistema de gobierno popular en ausencia del rey, que fue unánimemente rechazado por el sector español del ayuntamiento. Pocos días después, al negarse Iturrigaray a brindar reconocimiento a la Junta de Sevilla y a la Junta de Oviedo, los españoles decidieron derrocarle arguyendo que pretendía hacerse rey de la Nueva España. Pedro de Garibay fue nombrado en su reemplazo, pero en mayo de 1809 fue sustituido por el arzobispo de México, Francisco Xavier de Lizana y Beaumont, quien otorgó libertad a los implicados en la Conjura de Valladolid (diciembre de 1809), que pretendía independizar al reino. Sucesora de esta conspiración fue la Conspiración de Querétaro, encabezada por Miguel Hidalgo y formada por Miguel Domínguez, corregidor de Querétaro y su esposa Josefa Ortiz de Domínguez, los militares Ignacio Allende, Juan Aldama y Mariano Abasolo. La conspiración fue descubierta e Hidalgo adelantó la insurrección para el 16 de septiembre, en la madrugada, cuando inició la Guerra de la Independencia de México, con el hecho conocido como Grito de Dolores.

Área de Relaciones
Descripción de relaciones de la autoridad con otras instituciones, personas o familias, descritos anteriormente en el registro de autoridades.

• Nombre / Identificadores de las instituciones, personas o familias relacionadas: Se registra la forma autorizada del nombre, además de la incorporación de cualquier otro identificador que identifique univocamente a la autoridad.
• Naturaleza de la relación: Se especifica la naturaleza de la relación, jerárquica, temporal, familiar, asociativa.
• Descripcion de la relación.
• Fechas de la relación.

Área de Control

• Identificador del registro de autoridad. (ISO 3166 Códigos para la representación de nombres de países)
• Identificadores de la institución. (ISO 15511 Códigos para la identificación de organismos internacionales)
• Reglas y o Convenciones. Normas o reglas empleadas en la creación del registro de autoridad.
• Estado de Elaboración. Se indica el estado de elaboración de la autoridad, generalmente adopta los siguientes valores: borrador, finalizado, revisado, eliminado.
• Nivel de Detalle. Según las directrices ISAAR-CPF, se especificará con los valores: nivel de detalle básico, parcial, resumido o completo.
• Fechas de creación, revisión o eliminación. Se especifican fechas que afectan a la edición del registro de autoridad. (ISO 8601 Formato Normalizado de Fechas)
• Lengua y escritura. (ISO 639 Código para la representación de nombres de lenguas. ISO 15924 Código para la representación de nombres dde escrituras)
• Fuentes. Se facilitan las fuentes consultadas para la elaboración del registro de autoridad. Utilizar formato de cita bibliográfica.
• Notas de Mantenimiento. Se relatan todos los cambios y modificaciones efectuados en el registro de autoridad.

El sujeto productor en Archon

La descripción de autoridades mediante ISAAR (CPF), puede aplicarse convenientemente  en el Paquete de Productores >> Módulo de Productor de Archon. Se debe señalar que si bien no contempla todos los campos y aspectos de las directrices ISAAR, si permite definir de forma general los elementos esenciales; Nombre Autorizado del Sujeto Productor / Autoridad, Fechas Extremas de desempeño de actividades del sujeto productor, identificación del instrumento o fuente de descripción de las autoridades, tipo de productor o autoridad, Forma completa del Nombre, variaciones del nombre, historia institucional, notas biográficas, contextos, etc.

Hay que alertar de algunos aspectos que difieren del método de descripción en el sistema archivístico español. Se observa la opción “Conforme al fichero de autoridades de la Biblioteca del Congreso”, fuente con la que no se está conforme, puesto que se dispone de una fuente específica, “El Censo Guía de Archivos de España e Iberoamérica del Ministerio de Cultura” que en todo caso debería ser referido en dicho apartado, si nos atenemos a la descripción en archivos históricos de la administración pública, como es el caso del fondo y expediente que se ha tomado de ejemplo.

En resumen los elementos de descripción de sujetos productores y autoridades en Archon son los siguientes:

• Nombre: Forma autorizada y normalizada del nombre del sujeto productor,
• Fechas: Fechas extremas de la autoridad
• Conforme al Fichero de Autoridades de la Biblioteca del Congreso: No se está conforme. Véase Censo Guía
• Fechas Conformes al Fichero de Autoridades de la Biblioteca del Congreso: No se está conforme. Véase Censo Guía.
• Tipo de Productor: Familia, Entidad Pública, Entidad Privada, Persona Jurídica, Persona Física.
• Forma Completa del Nombre: Forma autorizada extendida del nombre de la autoridad. Se configurará como punto de acceso añadido.
• Variaciones del Nombre: Otras formas en la denominación de la autoridad, cargos, puestos, pseudónimos, etc.
• Historia Institucional/Nota Biográfica: Historia Institucional, Contexto, Funciones de la entidad o en su defecto Nota Biográfica con su Contexto, Funciones, Actividades, Obras en el desarrollo de la vida de la autoridad.
• Fuentes Utilizadas en la Historia Institucional/Nota Biográfica: Identificar fuentes legales que afectan a las autoridades y a aquellas fuentes documentales que especialmente permiten el correcto estudio y aproximación a la figura de la autoridad descrita.
• Autor de la Historia Institucional/Nota Biográfica: Nombre del Responsable de la Historia Institucional o la  Nota Biográfica.

Selección de materiales en el portal PARES

El paso previo al empleo de la herramienta de gestión de archivos es la selección de los materiales documentales y archivísticos con los que se pretende trabajar. Dicho de otra forma, se propone la preparación del supuesto práctico a partir de la selección de un Fondo, Sección, Serie y Expediente de un Archivo Español. La documentación archivística más accesible es la que puede encontrarse de acceso libre desde el Portal de Archivos Españoles PARES.

PARES
Es el portal desarrollado por la Subdirección General de los Archivos Estatales, considerado como el principal proyecto de difusión de la archivística española en la web. Es importante reseñar que la documentación disponible consta fundamentalmente de un valor histórico, que da fe de los hechos acontecidos en la historia del país.

PARES consta de diversos métodos de recuperación de la documentación, siempre basándose en el procedimiento archivístico de la identificación de los sujetos productores, el cuadro de clasificación y la descripción archivística a partir de las normas ISAD-G atendiendo en esencia al área de Alcance y Contenido. Las opciones de recuperación de información son las siguientes:

• Búsqueda Sencilla: Permite una recuperación de fondos, series o expedientes a partir de un término o cadena de texto introducida. Permite distinguir la recuperación en la totalidad de los fondos y en documentación digitalizada.
• Búsqueda Avanzada: Además de las opciones de recuperación de la búsqueda sencilla, añade la consulta por fechas extremas, sujeto productor, el nombre del archivo, signatura e índices.
• Inventario Dinamico: Visualiza los últimos fondos, series o expedientes digitalizados y por ende descritos, sin efectuar consulta previa.

Selección de Material Archivístico

En el caso de las presentes prácticas, seleccionaremos un expediente procedente del Archivo General de Simancas, que se encuentra íntegramente digitalizado y descrito. Concretamente se denomina Reformas del Ejército Propuestas por el Virrey. Es muy común encontrar en la denominación de los expedientes, un código de referencia que hace mención expresa a su organización y clasificación en el archivo. Por ejemplo:

• Código de Referencia: ES.47161.AGS/1.1.19.8/SGU.LEG.6964.58
• Origen: Archivo General de Simancas, SGU.LEG.6964.58

Además se obtiene toda la distribución jerárquica que se corresponde con el cuadro de clasificación funcional empleado para organizar la documentación de la Secretaría del Despacho de Guerra, hasta localizar el legajo correspondiente a la práctica. Se recomienda la disposición de esta información de la siguiente forma:

• ARCHIVO GENERAL DE SIMANCAS
• 1. Fondos de Instituciones del Antiguo Régimen.

• Secretaría del Despacho de Guerra. (Fondo)
• Nueva España. (Serie)
• Nueva España. Tropas e incidencias. (Fracción de Serie)
• Reformas del Ejército Propuestas por el Virrey (Unidad Documental Compuesta)

Identificación del Código de Referencia

El código de referencia mencionado anteriormente tiene una significación esencial que permite identificar no sólo la agrupación documental concreta, es decir, el legajo o el expediente compuesto, si no, la serie, fondo y archivo en el que se encuentran. Por este motivo es muy importante tener claro cuál es la raíz de la organización, principio de procedencia y sujeto productor en dicho código. Véase el caso concreto:

Código de Referencia: ES.47161.AGS/1.1.19.8/SGU.LEG.6964.58

• ES.47161. = Código Internacional del Archivo General de Simancas.
• AGS = Abreviatura normalizada del Archivo General de Simancas.
• /1. = Fondos de Instituciones del Antiguo Régimen.
• 1. = Secretaría del Despacho de Guerra.
• 19. = Nueva España.
• 8. = Nueva España. Tropas e incidencias.
• SGU.LEG.6964.58 = Secretaría del Despacho de Guerra. Legajo 6964.58

Cómo preparar la documentación archivística para la práctica

A menudo resulta frecuente cometer errores en la descripción, organización y cumplimentación de la documentación archivística. Por este motivo, se precisa de una preparación exhaustiva de toda la información y documentación que se requiere. En el caso planteado como supuesto práctico, es necesario obtener toda la información que atañe al fondo, serie, fracción de serie y el expediente. Para ello sería necesario examinar de forma pormenorizada el portal PARES. En nuestro ejemplo, debe recopilarse toda la información correspondiente al Archivo General de Simancas, Cuadros de Clasificación, Legislación que afecta a la documentación que se acaba de seleccionar, bibliografía relacionada, descripciones si las hubiera, etc. Un esquema a seguir puede ser el siguiente:

Supuesto práctico
Carpeta: AGS1.1.19.8_SGU.LEG6964.58
Archivo:	AGS.doc
...	AGS_cuadro-clasificacion.doc
...	AGS1_instituciones-antiguo-regimen.doc
...	AGS1.1_secretaria-despacho-guerra.doc
...	AGS1.1.19_nueva-españa.doc
...	AGS1.1.19.8_tropas-incidencias.doc
...	AGS1.1.19.8_SGU.LEG6964.58.doc

Configuración de Archon

Teniendo en cuenta que se tratará de adaptar un sistema de gestión de archivos desarrollado con la concepción norteamericana, se hace necesaria una correcta configuración para la adaptación a las necesidades de la archivística española. Si bien es conveniente realizar estos cambios que responden a una rectificación de ciertas traducciones, conceptos y estructuras documentales que no siempre están concebidas de la misma manera. A continuación se incide en los aspectos de configuración previa esenciales para el buen funcionamiento de Archon.

Administración de Archon: Configuración de Archon

• Longitud Mínima del Identificador de Clasificación: 0
• Longitud Mínima de un Identificador de Colección: 0
• Longitud Mínima de los Identificadores de Contenido Digital: 0
• Vista Preliminar Largo – Tamaño Máximo: 4000 KB
• Vista Preliminar Corto – Tamaño Máximo: 100 KB
• Longitud Máxima de la Opción Relacionada: 30
• Límite de los Resultados de Búsqueda: 100
• Ancho de la Miniatura de Imagen – Mediano: 400
• Ancho de la Miniatura de Imagen – Pequeño: 100

 Administración de Archon: Mis Preferencias

• Widgets de Mis Preferencias: Marcar y ordenar los módulos de uso más frecuente. Por ejemplo la libreta de apuntes personal, las listas de contenido digital y las listas de colecciones.

Administración de Archon: Módulo de Grupo de Usuarios

• Administrators: Administradores
• Denied Users: Usuarios con Acceso Denegado
• Power Users: Super Usuarios
• Read-Only Users: Usuarios de Sólo Lectura
• Users: Usuarios

Paquete de Adquisiciones: Módulo de Prioridades de Procesamiento

• Transferencia Urgente/Inmediata
• Transferencia en Curso
• Transferencia Cancelada
• Transferencia Paralizada

Paquete de Colecciones: Utilice el Módulo de Unidades de Medida

• Boxes: Cajas
• Cubic Feet: m3, Metros Cúbicos
• Folders: Carpetas
• Items: Elemento de dimensión Variable. (A determinar por el archivo)
• Letters: Correspondencia. Formato/Extensión Carta
• Linear Feet: Metros Lineales
• Photographs: Fotografías. Formato/Extensión Foto.

Paquete de Colecciones: Módulo de Nivel/Contenido

• Box: Caja / Nivel Físico
• Folder: Carpeta / Nivel Físico
• Item: Elemento / Nivel Intelectual o Físico en función de las unidades de medida.
• Series: Serie / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Sub-Series: Subserie / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Fracción de Serie: Fracción de Serie / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Fondo: Fondo / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Subfondo: Subfondo / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Sección: Sección / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Subsección: Subsección / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Expediente Simple: Expediente Simple / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si
• Expendiente Compuesto: Expediente Compuesto / Nivel Intelectual / EAD Primario Si / N. Global. Si

Paquete de Colecciones: Módulo de Tipos de Material
Por un lado determinar los parámetros conforme a la concepción original de Archon, definiendo el carácter o naturaleza de la documentación que se pretende describir. Es la opción recomendada para un uso general de la aplicación.

• Official Records: Documentación Oficial
• Personal Papers: Documentación Personal
• Publications: Publicaciones Generales

Paquete de Biblioteca Digital: Módulo de Tipo de Archivo
Por norma general no requiere de modificaciones específicas. Incluye los principales formatos de archivos, tanto de imágen, como ofimático, multimedia o digital. En caso de que se trabaje con documentación electrónica, cuya extensión no es reconocida, se deberá añadir en este apartado.

• Formatos por defecto: AVI, BMP, XLS, GIF, JPG, MIDI, MP3, MPEG, PDF, PNG, PPT, MOV, RAR, TIFF, WAV, WMA, WMV, DOC, WPD, ZIP

Paquete de Investigación: Administrador de Motivos de Visita

• Administrative: Trabajo Administrativo
• Classroom: Clase
• Dissertation: Investigación o Estudio Doctoral
• Historical Research: Investigación Retrospectiva
• Personal: Personal

Paquete de Investigación: Administrador de Tipos de Investigador

• Administrative Staff: Técnico de Archivo, Personal del Archivo, Personal Administrativo
• Faculty: Facultativo, Licenciado, Doctorado, Doctorando
• Public: Público General
• Student: Estudiante Universitario

Paquete de Materias: Módulo de Tipos de Materia

• Corporate Name: Nombres de Entidades. (Pensado para generar un índice de autoridades corporativas que por su condicion, pueden formar parte de los sujetos productores de la documentación) Necesario para determinar la tipología del sujeto productor según ISAAR-CPF.
• Date: Fecha. (Pensado para indizar fechas predominantes o de interés para la recuperación y descripción de una agrupación documental)  Tipo de Descriptor NO establecido en las normas ISAD-G.
• Family Name: Nombre de Familias. (Pensado para generar un índice de autoridades de nombres de Familias, que por su condición, pueden formar parte de los sujetos productores de la documentación.) Necesario para determinar la tipología del sujeto productor según ISAAR-CPF.
• Function: Función. (Concebido para servir en el desarrollo del cuadro de clasificación funcional, permite definir las funciones del sujeto productor conforme se presentan las agrupaciones documentales) Tipo de Descriptor establecido en las normas ISAD-G.
• Genre/Form of Material: Género o Forma del Material. (Permite definir los tipos de documentos que pueden encontrarse en una agrupación documental como un expediente simple o compuesto). Se recomienda introducir los siguientes valores:
• Según la Naturaleza de la Documentación: Documentación Administrativa, Documentación Histórica, Documentación Jurídica, Documentación Notarial, Documentación Eclesiástica.
• Según el tipo documental específico: Oficio, Solicitud, Alegación, Propuesta de Resolución, Resolución, Informe, Proyecto, Estudio, Certificado, Minuta, Borrador, Acta, Actas Capitulares, Registro, Correspondencia, Cartas, Cartas Reales, Escrituras Notariales, Provisiones, Notas, Comunicaciones Internas, Acuerdos, Diligencias, Denuncias, Recursos
• Geographic Name: Lugar, Localizaciones Geográficas. (Facilitan la creacción de un índice geográfico, que facilita la gestión de términos toponímicos)
• Occupation: Puestos atendiendo a Funciones. (Permite definir los puestos correspondientes a una serie de funciones que describen fielmente la razón de ser del documento archivístico. Dependerá del cuadro de clasificación orgánico y funcional del sujeto productor)
• Personal Name: Nombre de Persona. (Pensado para generar un índice de autoridades de nombres de Personas, que por su condición, pueden formar parte de los sujetos productores de la documentación.) Necesario para determinar la tipología del sujeto productor según ISAAR-CPF.
• Title: Título. Permite de forma opcional indizar descriptores clave que se encuentren en el título de la agrupación documental.
• Topical Term: Materia. Permite indizar la agrupación documentación, por medio de materias.

Reconocimiento de Archon

Archon es una aplicación de gestión de archivos, basada en el modelo norteamericano del record management. Tal y como se alertaba en el capítulo anterior, Archon está específicamente diseñado para un procedimiento archivístico sin mayores estructuras jerárquicas que la oficina administrativa y su transferencia al archivo. Es lógico que en su reconocimiento, se adviertan los siguientes apartados:

Administración de Archon 

Contiene los apartados de gestión general de la aplicación, su funcionamiento, aspectos técnicos de bases de datos, traducción y acceso.

Acerca de Archon: Presenta información sobre la versión de Archon que está instalada en el equipo, así como datos del equipo de desarrolladores, autores del sistema.

Configuración de Archon: Incluye la posibilidad de modificar muy diversos parámetros de configuración de Archon. Entre ellos destacan los relativos a: la Longitud Mínima del Identificador de Adquisición, Clasificación, Colección y Contenido Digital. En relación a la adquisición, se trata de un parámetro que determina la longitud de caracteres que empleará el programa para identificar la procedencia de la documentación ingresada en el centro. Se tiene que garantizar que los códigos que identifican los fondos que se manejan puedan ser ingresados en el programa. Se debe tener en cuenta el nivel de agrupación documental en el que se va a trabajar (fondo, sección, serie, o incluso el expediente). En relación a la clasificación, hay que considerar que afecta al número de caracteres que identifican a un elemento del cuadro de clasificación orgánico o funcional. En cuanto a la Colección, se advierte que afecta en realidad a la identificación de cualquier agrupación documental que se describa en el módulo de colecciones. Por último, en relación al Contenido Digital, debe considerarse el modo en que se identificará un documento cualquiera en versión electrónica.

Manejo de la Base de Datos: Constituye una opción fundamental para posibilitar la importación y exportación de contenidos en Archon. Consta a su vez de los siguientes apartados:

• Importar Base de Datos: ARCHON es capaz de importar datos en formato CSV, EAD, MARC, XML y SQL, además de incorporar una función de comprobación de archivos para la importación de bibliotecas digitales.
• Exportar Base de Datos: Posibilita la exportación en formato SQL de MySQL Server y Microsoft SQL. 
• Información de la Base de Datos: Presenta datos esenciales de conexión y espacio en disco que ocupan los contenidos incluidos en la biblioteca digital y el máximo asumible por el sistema.

Tabla de Información: Visualiza un listado de todas las tablas de la base de datos de ARCHON, atendiendo a un desglosando el número de registros, “filas”, tamaño en disco, fechas de últimas modificaciones de usuarios y la posibilidad de exportar explícitamente la tabla que se seleccione.

Módulo de Idiomas: Permite seleccionar el idioma predeterminado del centro de archivos.

Registro de Modificaciones: Constituye un registro telemático de todas las modificaciones y accesos al sistema tanto para la adición o modificación de registros, descripciones, en cualquier tabla de ARCHON. De esta forma, es posible conocer la fecha, hora, usuario, conexión y equipo que llevo a cabo un determinado cambio o consulta en el sistema.

Mis Preferencias: Permite editar las opciones de acceso del administrador del sistema, su nombre de usuario, contraseña, idioma y paquetes o módulos de acceso directo en la pantalla general de administración.

Módulo de Paquetes: Presenta todos los módulos o paquetes de los que está formado ARCHON, posibilitando su instalación, desinstalación o actualización.

Módulo de Frases: Posibilita la reedición de las traducciones de términos y conceptos del sistema. De esta forma, pueden ser subsanados errores conceptuales y terminológicos, que a menudo se encuentran en la diferente visión de la administración y gestión documental en EEUU y España.

Módulo de Sesiones: Permite visualizar en tiempo real, las sesiones o conexiones de los usuarios al sistema. Esto facilita el control del acceso tanto al panel de administración, como al portal de archivos electrónicos.

Módulo de Grupo de Usuarios: Permite determinar las tipologías de usuarios que pueden operar en el archivo, sus privilegios de acceso, edición, consulta, así como obtener listados de los usuarios que pertenecen a cada grupo previamente definido.

Módulo de Usuario: Posibilita dar de alta a nuevos usuarios, asignar contraseñas, determinar su clasificación o ubicación en función del grupo de usuarios, definición de privilegios y permisos. 

Paquetes de Archon

Constituyen las herramientas de descripción, edición, clasificación y gestión desde las que se opera el trabajo en el archivo con la documentación archivística correspondiente. Archon consta de los siguientes paquetes:

Paquete de Adquisiciones: El módulo de adquisiciones, tiene la finalidad de describir la documentación archivística que es recibida por diferentes vías de ingreso. En la tradición archivística española, la forma más común es la transferencia entre archivos. A su vez contiene los siguientes módulos:

• Módulo de adquisiciones: Permite incluir agrupaciones documentales, que están pendientes de ser transferidas al archivo.
• Módulo de prioridades de procesamiento: Permite establecer los tipos de prioridades que afectan al proceso de transferencia de la documentación en función a sus valores primarios y secundarios.

Paquete de Colecciones: El paquete de colecciones contiene el nucleo de la herramienta Archon para la descripción archivística de las agrupaciones documentales. A su vez contiene los siguientes módulos:

• Módulo de Clasificación: Posibilita la edición de un cuadro de clasificación que se emplea en la organización y descripción archivística de las distintas agrupaciones documentales.
• Módulo de Colecciones: Constituye el módulo de descripción de agrupaciones documentales propiamente dicho, atendiendo a las áreas de descripción de las normas ISAD-G.
•  Módulo de Unidades de Medida: Permite definir las unidades de medida del archivo, mezclando a su vez tipos documentales que pueden encontrarse en los expedientes, pero que por su naturaleza, suponen una extensión formato o dimensiones determinadas.
• Módulo de Nivel/Contenido: Permite editar e incluir las denominaciones de las agrupaciones documentales, que suponen un nivel de descripción en torno al contenido y materiales de que consta.
• Módulo de Ubicación: Permite definir diferentes ubicaciones, en función de criterios físicos y de las propias unidades intelectuales o clasificatorias definidas en el archivo.
• Módulo de Tipos de Material: El módulo que en principio pudiera contener los tipos documentales más habituales de la administración, es decir, tipos de trámites, procedimientos, actos, minutas, borradores, etc. en realidad, atiende al tipo de documento en relación a su naturaleza oficial, personal o de publicación general. Esto supone una disposición muy vaga de los tipos documentales que en realidad son necesarios incluir.
• Módulo de Instituciones: Permite añadir los Archivos o Centros responsables de la descripción de las agrupaciones documentales que se describen en el paquete.

Paquete de Productores: Constituye el módulo esencial para la descripción de las entidades públicas y privadas que generan la documentación archivística, como resultado del ejercicio de sus funciones y actividades. Para ello, este módulo emplea los fundamentos de la descripción por medio de las normas ISAAR-CPF.

Paquete de Biblioteca Digital: Constituye el apartado de Archon destinado a lo que realmente se denomina el Archivo Digital. Posibilita la descripción de documentos digitalizados y su disposición en red a través del portal del archivo de forma automática.

• Módulo de Biblioteca Digital: Permite vincular y adjuntar documentación digitalizada a una determinada agrupación documental. Tiene en consideración, opciones de descripción específica para cada documento electrónico, información específica del sujeto productor, asignación de materias y descriptores.
• Módulo de Tipo de Archivo: Permite editar, modificar o añadir nuevas tipologías de documentos electrónicos. En este apartado, Archon está perfectamente ideado y apenas requiere cambios de parametrización.

Paquete de Investigación: Se concibe como un conjunto de módulos destinados al principal usuario del archivo histórico según el modelo norteamericano de archivos, “El Investigador”. Consta de los siguientes módulos:

• Administrador de motivos de visita: Corresponde a todas las posibilidades en la recepción de visitas, tanto desde el punto de vista de la investigación, como del estudio, la divulgación, la consulta general, etc. De adaptarse Archon a un archivo central o intermedio, estos aspectos podrían variar notablemente, ya que no sólo existiría un único grupo de usuarios, “El investigador”, al que afectan una serie de motivos de uso, consulta o visita del archivo. De esta forma sería posible la disposición de otros como “El ciudadano”, “Técnicos de la Administración”, “Otras entidades públicas y privadas”, etc.
• Administrador de citas: Constituye un sencillo gestor de las visitas in-situ que se efectúan al archivo. De esta forma se garantiza el control y el orden de acceso establecido.
• Administrador de cuentas de investigador: Módulo de administración de investigadores que están registrados para desempeñar sus actividades en el archivo.
• Administrador de tipos de investigador: Módulo que permite establecer las categorías o grupos de investigadores del archivo.

Paquete de Materias: En Archon la recuperación de información se plantea atendiendo tanto a la navegación a partir de las agrupaciones documentales organizadas en torno a un cuadro de clasificación funcional, a partir del texto completo de las descripciones incluidas por el archivero en los diversos campos de descripción y por medio de descriptores específicamente pensados para la descripción de ciertas facetas o categorías verdaderamente identificativas del documento archivístico. Este es el objetivo de dicho paquete que consta de los siguientes módulos:

• Módulo de Materia/Género: Está diseñado de forma tal que se puedan crear redes terminológicas normalizadas, relacionadas por las categorías establecidas en el módulo de tipos de materias.
• Módulo de Fuentes de Materias: Permite definir los lenguajes documentales, ontologías, tesauros, índices y listados de términos, descriptores que se están utilizando en los procesos de indización de la documentación archivística.
• Módulo de Tipos de Materias: Responde a la necesidad de establecer categorías de descriptores que posibiliten la indización de la documentación archivística. Se encuentran en muchos casos mezclados aspectos muy diferentes a los que en principio caben esperar: Onomástico, Función, Fecha, Nombre de Familia, Tipo de Material, Género o Forma, Geográfico, Puestos, Título, Términos Descriptores.

Automatización de archivos: Adaptación de un SGDA de la concepción Americana a la Española

Actualmente no es accesible ningún sistema de gestión de archivos basado en el modelo archivístico español. Sí existen sistemas propietarios y ad-hoc (a medida) para administraciones de carácter autonómico e incluso local. Algunos ejemplos de ello son AIGEA/ALBALA (Sistema de gestión integral de archivos de la junta de castilla y león, desarrollado por la empresa Baratz), SPIGA (Soporte, producción, información, gestión administrativa y archivos del Principado de Asturias), ACTA (Administración, control y tratamiento de archivos de la Comunidad Autónoma de Andalucia), SIGEDA (Sistema de gestión documental y administración de archivos de la Generalitat de Catalunya).

Dadas estas restricciones, en esta asignatura se opta por emplear el SGDA (sistema de gestión de archivos) ARCHON desarrollado con código libre por la Universidad de Illinois at Urbana-Champaign en EEUU. Esto supone utilizar una aplicación concebida para un modelo archivístico distinto al nuestro.

ARCHON proporciona una plataforma unificada, tanto para la descripción archivística como para su acceso. De esta manera se puede emplear ARCHON, tanto en la automatización de la descripción de los fondos archivísticos como para la digitalización del propio archivo así como su visualización a través de un portal público de cara a su recuperación.

Problemas y dificultades de adaptación

El Sistema Archivístico y el Proceso de Transferencia. 

Problema: El primer problema que se encuentra en la adaptación de ARCHON al modelo archivístico español, es la gestión de las operaciones de transferencia, ya que el modelo norteamericano sólo contempla un archivo definitivo al que compete la custodia, conservación y difusión de documentación archivística con valores secundarios. En el modelo Español hay que recordar que existen al menos 4 estadios de la documentación archivística en su ciclo vital, desde el archivo de oficina o gestión, hasta finalizar en el archivo histórico, pasando por el central e intermedio. La transmisión de la documentación entre archivos se lleva a cabo mediante el proceso de transferencia y a partir de los instrumentos de descripción específicos como las relaciones de entrega de series y materiales documentales. Esto supone una diferencia fundamental con respecto al modelo que se observa en ARCHON.

Solución: De cara a las prácticas y pruebas que se llevarán a cabo en ARCHON, se considerará que la ubicación de la aplicación corresponderá a un único archivo del sistema archivístico español. Por ejemplo un Archivo Central o un Archivo Histórico. De esta forma, se podrán llevar a cabo prácticas de descripción de fondos, secciones, series y expedientes en un determinado punto de su ciclo vital. De esta forma y teniendo en cuenta que ARCHON sí respeta las directrices de descripción ISAD-G, ISAAR-CPF y aplica los formatos EAD, se facilita una herramienta que ayuda al alumno a poner en práctica todos los conocimientos adquiridos en materia de archivos, tanto para su reconocimiento, crítica y puesta en marcha.

Aspectos Conceptuales y de Traducción. Colecciones, Materias, Contenido Digital...

Problema: ARCHON presenta problemas en relación a ciertos aspectos conceptuales inherentes al modelo de archivos norteamericano y otro tipo de problemasen relación a la traducción por defecto de algunos términos especializados. Es apreciable la aparición de conceptos como Colección en vez de Fondo, Creators en vez de Sujeto Productor, Asuntos como Materias y Descriptores, Biblioteca Digital en vez de Archivo Digital, Adquisiciones en vez de Transferencias, Módulo de Clasificación en vez de Cuadro de Clasificación Orgánico o Funcional, etc.

Solución: Siendo ARCHON origen de estos problemas, también presenta la solución, gracias a sus posibilidades de configuración de los parámetros, módulos de traducción y reedición de frases que operan en la aplicación. De esta forma, es posible cambiar o modificar los conceptos y traducciones erróneas, así como lograr una adaptación lo más cercana posible a la terminología y opciones que subyacen de la tradición archivística española.

Ventajas y Nuevas Posibilidades
Uso y Aplicación de las directrices normativas ISAD-G e ISAAR-CPF; Conversión automática de las descripciones al formato EAD;  Sistema de recuperación y consulta de documentación archivística desde portal en red; Disponibilidad de Archivo Digital; Altas posibilidades de adaptación y modificación de las características de funcionamiento de ARCHON; Capacidades de importación y exportación de contenidos en formatos normalizados SQL, EAD, CSV y MARC; Aprendizaje de los aspectos fundamentales de gestión y descripción de archivos.

Práctica 10: Migración de datos en PMB

La migración de datos ya sea importación o exportación, resulta uno de los procesos clave por los que se debe evaluar un sistema de gestión de bibliotecas, archivos o museos. La información que en la UID se procesa debe estar bajo control de la misma en todo momento y no depender de terceros. Para ello el programa que se elija para gestionar la documentación debe ser lo más flexible posible en cuanto a capacidades de migración, permitiendo exportar en formatos CSV, SQL, XML, MARC-XML, MARC21 y UNIMARC (ISO2709). La mayor parte de los programas disponibles en el mercado así como parte de los desarrollados en código abierto, no permite la exportación en todos los formatos aquí señalados, restringiendo a unos pocos e incluso formatos de carácter propietario, únicos de su sistema. Esto dificulta sobremanera la reutilización de la información que a lo largo del tiempo genera la Biblioteca, el Archivo o el Museo, creando una dependencia intolerable del desarrollador o empresa responsable del software. Por tales motivos la práctica propuesta, tiene como objetivo desvelar esta problemática y alertar al alumno de inspeccionar siempre que sea posible este tipo de circunstancias que pueden resultar claves para el buen funcionamiento de su UID.

• Descargar práctica 10 de migración de datos

Práctica 9: Usuarios y Circulación en PMB

Una parte indispensable en cualquier sistema de gestión integral de bibliotecas son las funciones destinadas al préstamo, reserva y devolución de los documentos del fondo bibliográfico. Esto implica la necesidad de gestionar correctamente las distintas categorías de usuarios y las políticas de préstamo según la tipología documental. En la presente práctica se comprobará cómo trabajar con este módulo, así como su dinámica de funcionamiento.

• Descargar Práctica 9 de usuarios y circulación en PMB