Automatización de Unidades de Información

Identificar el sujeto productor es parte esencial de la descripción de archivos dado que permite establecer sus vinculaciones administrativas, históricas y juridicas en relación a las actividades y trámites que llevaron a cabo y que han quedado registrados en la documentación pública o privada. Por este motivo, todo programa o herramienta de archivos debe constar de un módulo de descripción para el sujeto productor que hace las veces de registro de autoridades, de acuerdo a las directrices normativas propuestas por el CIA (Consejo Internacional de Archivos) en las normas ISAAR (CPF). Es decir, la  Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias. En Archon resulta fácil aplicar dichas normas, puesto que consta de los campos esenciales de descripción para personas físicas y jurídicas propuestas por las ISAAR (CPF). Por tanto antes de llevar a cabo la descripción exhaustiva de cada una de las agrupaciones documentales,...

El paso previo al empleo de la herramienta de gestión de archivos es la selección de los materiales documentales y archivísticos con los que se pretende trabajar. Dicho de otra forma, se propone la preparación del supuesto práctico a partir de la selección de un Fondo, Sección, Serie y Expediente de un Archivo Español. La documentación archivística más accesible es la que puede encontrarse de acceso libre desde el Portal de Archivos Españoles PARES . PARES Es el portal desarrollado por la Subdirección General de los Archivos Estatales, considerado como el principal proyecto de difusión de la archivística española en la web. Es importante reseñar que la documentación disponible consta fundamentalmente de un valor histórico, que da fe de los hechos acontecidos en la historia del país. PARES consta de diversos métodos de recuperación de la documentación, siempre basándose en el procedimiento archivístico de la identificación de los sujetos productores, el cuadro de clasificación y ...

Teniendo en cuenta que se tratará de adaptar un sistema de gestión de archivos desarrollado con la concepción norteamericana, se hace necesaria una correcta configuración para la adaptación a las necesidades de la archivística española. Si bien es conveniente realizar estos cambios que responden a una rectificación de ciertas traducciones, conceptos y estructuras documentales que no siempre están concebidas de la misma manera. A continuación se incide en los aspectos de configuración previa esenciales para el buen funcionamiento de Archon. Administración de Archon: Configuración de Archon Longitud Mínima del Identificador de Clasificación: 0 Longitud Mínima de un Identificador de Colección: 0 Longitud Mínima de los Identificadores de Contenido Digital: 0 Vista Preliminar Largo – Tamaño Máximo: 4000 KB Vista Preliminar Corto – Tamaño Máximo: 100 KB Longitud Máxima de la Opción Relacionada: 30 Límite de los Resultados de Búsqueda: 100 Ancho de la Miniatura de Imagen – Median...

Archon es una aplicación de gestión de archivos, basada en el modelo norteamericano del record management. Tal y como se alertaba en el capítulo anterior, Archon está específicamente diseñado para un procedimiento archivístico sin mayores estructuras jerárquicas que la oficina administrativa y su transferencia al archivo. Es lógico que en su reconocimiento, se adviertan los siguientes apartados: Administración de Archon  Contiene los apartados de gestión general de la aplicación, su funcionamiento, aspectos técnicos de bases de datos, traducción y acceso. Acerca de Archon: Presenta información sobre la versión de Archon que está instalada en el equipo, así como datos del equipo de desarrolladores, autores del sistema. Configuración de Archon: Incluye la posibilidad de modificar muy diversos parámetros de configuración de Archon. Entre ellos destacan los relativos a: la Longitud Mínima del Identificador de Adquisición, Clasificación, Colección y Contenido Digital. En re...

Actualmente no es accesible ningún sistema de gestión de archivos basado en el modelo archivístico español. Sí existen sistemas propietarios y ad-hoc (a medida) para administraciones de carácter autonómico e incluso local. Algunos ejemplos de ello son AIGEA/ALBALA (Sistema de gestión integral de archivos de la junta de castilla y león, desarrollado por la empresa Baratz), SPIGA (Soporte, producción, información, gestión administrativa y archivos del Principado de Asturias), ACTA (Administración, control y tratamiento de archivos de la Comunidad Autónoma de Andalucia), SIGEDA (Sistema de gestión documental y administración de archivos de la Generalitat de Catalunya). Dadas estas restricciones, en esta asignatura se opta por emplear el SGDA (sistema de gestión de archivos) ARCHON desarrollado con código libre por la Universidad de Illinois at Urbana-Champaign en EEUU. Esto supone utilizar una aplicación concebida para un modelo archivístico distinto al nuestro. ARCHON proporciona un...

La migración de datos ya sea importación o exportación, resulta uno de los procesos clave por los que se debe evaluar un sistema de gestión de bibliotecas, archivos o museos. La información que en la UID se procesa debe estar bajo control de la misma en todo momento y no depender de terceros. Para ello el programa que se elija para gestionar la documentación debe ser lo más flexible posible en cuanto a capacidades de migración, permitiendo exportar en formatos CSV, SQL, XML, MARC-XML, MARC21 y UNIMARC (ISO2709). La mayor parte de los programas disponibles en el mercado así como parte de los desarrollados en código abierto, no permite la exportación en todos los formatos aquí señalados, restringiendo a unos pocos e incluso formatos de carácter propietario, únicos de su sistema. Esto dificulta sobremanera la reutilización de la información que a lo largo del tiempo genera la Biblioteca, el Archivo o el Museo, creando una dependencia intolerable del desarrollador o empresa responsable de...

Una parte indispensable en cualquier sistema de gestión integral de bibliotecas son las funciones destinadas al préstamo, reserva y devolución de los documentos del fondo bibliográfico. Esto implica la necesidad de gestionar correctamente las distintas categorías de usuarios y las políticas de préstamo según la tipología documental. En la presente práctica se comprobará cómo trabajar con este módulo, así como su dinámica de funcionamiento. Descargar Práctica 9 de usuarios y circulación en PMB

Conociendo los fundamentos del proceso de catalogación de monografías, se abordarán en esta práctica las publicaciones periódicas, que implican diversos niveles de análisis que atañen a la ficha general de la revista, sus correspondientes ejemplares y finalmente sus artículos. Descargar Práctica8 de catalogación de publicaciones periódicas en PMB

La siguiente práctica tiene como objeto la familiarización con el módulo de catálogo de PMB, concretamente con las opciones de Registro o Catalogación de Tipos Documentales Monográficos o denominados en la aplicación como "Documentos" en sentido genérico. Se observará que las Publicaciones Periódicas gozan de apartado propio, tal y como las necesidades de gestión y tratamiento de la documentación exigen, para evitar su mezcla con el resto de tipologías documentales, favoreciendo a su vez la recuperación posterior. Por otro lado, se pretende acercar el mecanismo e interrelación del módulo de autoridades y sus principales herramientas, que influyen de forma definitiva en el registro y catalogación. Esto es la definición de Autores, Entidades, Categorías, Editoriales, Colecciones, Títulos Seriados y Clasificaciones. Finalmente, se aprenderá el funcionamiento básico de las Cestas de Categorías, como método de agrupación o "Clustering" de documentos que conllevan una de...

Para las prácticas que se llevan a cabo, se debe procurar la identificación de los siguientes campos de descripción, propios de las normas ISAD-G, con los que se permite la identificación de las unidades de descripción: Código de Referencia : (Código del País referido en las normas ISO 3166) Código del País. Código del Archivo, según la norma nacional de códigos de archivo. Código de Referencia local específico o identificador único. Título : (En títulos atribuidos indicar, título que exprese tipo documental, unidad de descripción, función, actividad, objeto, ubicación o tema) Título formal. Título atribuido. Fechas : (ISO 8601:1988 formatos de fecha. Se recomienda expresar fecha y tipo fecha) Fechas en las que el productor acumuló los documentos en el ejercicio de su actividad. Fechas de producción de los documentos. Copias, ediciones, anexos, originales... etc. Nivel de Descripción : Nivel o Agrupación Documental: (Fondo, Subfondo, Serie, Subserie, Unidad Documen...

Uno de los procesos más complejos durante el proceso de automatización de una biblioteca es la configuración del SIGB (sistema de gestión integral de bibliotecas). Como se ha podido comprobar, la configuración general y de los distintos módulos tiene una dedicación exclusiva en PMB, que implica la edición de decenas de parámetros que afectarán al correcto funcionamiento del programa. El objetivo de la práctica es conocer en profundidad las posibilidades de configuración del programa, las que afectan a la catalogación, gestión de los préstamos, el OPAC y el funcionamiento general de los módulos. Descargar Práctica 6 de configuracion de PMB

PMB es un sistema de mayor capacidad y complejidad que OpenBiblio, tanto en su parametrización como en su configuración. Para tomar conciencia de las características de PMB, en la toma de contacto propuesta, se recorrerán las principales funciones del programa para destacar cuáles son sus módulos y cómo estan organizados. De esta forma se tendrá una idea general de su diseño y concepción. Por tanto la práctica será un repaso pormenorizado de su estructura, atendiendo a los siguientes puntos. Describe qué módulos tiene PMB, sus funciones básicas y desde dónde son accesibles. En dónde se pueden cambiar los parámetros de configuración general. Qué se puede editar en PMB desde el Módulo de Administración. Localiza el OPAC y describe que campos de recuperación posee. Localizar documentación de referencia. Descargar Práctica 5 de reconocimiento de PMB

Se denomina migración de datos, al proceso que tiene por objeto tanto la importación como la exportación de una determinada información almacenada en un sistema de bases de datos, para llevar a cabo su traspaso. La migración de datos tiene su fundamento en la ampliación un sistema de gestión de base. En este contexto, se trata de exportar los datos a un nuevo sistema con mayor capacidad o más funciones adicionales. Estos cambios llevan consigo una adaptación de todos los datos de una base de datos a otra. Por tanto siempre que se producen cambios de un sistema de gestión a otro, se habla inevitablemente de los procesos de migración de datos. Con bastante frecuencia, las operaciones de exportación de datos, requieren de un tratamiento especial, resultando muy costosas de llevar a cabo. Esto sucede cuando: El formato de exportación de datos no coincide con el de importación de la nueva aplicación: Es muy típico encontrarse con una incompatibilidad de los formatos de salida y ent...

OpenBiblio permite administrar la configuración completa del sistema de gestión, en relación a las políticas de préstamos, los tipos de colecciones, materiales, usuarios que posibilitan un sencillo uso de la aplicación. Pero también tiene opciones de importación de registros bibliográficos mediante formato USMARC. En la práctica propuesta, se llevará a efecto la práctica de estos puntos: Realizar ciclos completos de préstamo. Para ello se seleccionarán varios usuarios a los que se les prestará diversos documentos, de forma que se verifiquen las políticas de préstamo del sistema. Para ello se utilizará el módulo de circulación de OpenBiblio y se anotará el procedimiento empleado para llevar a efecto el servicio de préstamo en el sistema. Cada paso se deberá justificar de forma que aparezcan las pantallas de información del préstamo, así como de las devoluciones de los documentos prestados. Indicar la Política de Préstamo que tiene el sistema para las obras prestadas. Comproba...