Automatización de Unidades de Información

El paso previo al empleo de la herramienta de gestión de archivos es la selección de los materiales documentales y archivísticos con los que se pretende trabajar. Dicho de otra forma, se propone la preparación del supuesto práctico a partir de la selección de un Fondo, Sección, Serie y Expediente de un Archivo Español. La documentación archivística más accesible es la que puede encontrarse de acceso libre desde el Portal de Archivos Españoles PARES . PARES Es el portal desarrollado por la Subdirección General de los Archivos Estatales, considerado como el principal proyecto de difusión de la archivística española en la web. Es importante reseñar que la documentación disponible consta fundamentalmente de un valor histórico, que da fe de los hechos acontecidos en la historia del país. PARES consta de diversos métodos de recuperación de la documentación, siempre basándose en el procedimiento archivístico de la identificación de los sujetos productores, el cuadro de clasificación y ...

Teniendo en cuenta que se tratará de adaptar un sistema de gestión de archivos desarrollado con la concepción norteamericana, se hace necesaria una correcta configuración para la adaptación a las necesidades de la archivística española. Si bien es conveniente realizar estos cambios que responden a una rectificación de ciertas traducciones, conceptos y estructuras documentales que no siempre están concebidas de la misma manera. A continuación se incide en los aspectos de configuración previa esenciales para el buen funcionamiento de Archon. Administración de Archon: Configuración de Archon Longitud Mínima del Identificador de Clasificación: 0 Longitud Mínima de un Identificador de Colección: 0 Longitud Mínima de los Identificadores de Contenido Digital: 0 Vista Preliminar Largo – Tamaño Máximo: 4000 KB Vista Preliminar Corto – Tamaño Máximo: 100 KB Longitud Máxima de la Opción Relacionada: 30 Límite de los Resultados de Búsqueda: 100 Ancho de la Miniatura de Imagen – Median...

Archon es una aplicación de gestión de archivos, basada en el modelo norteamericano del record management. Tal y como se alertaba en el capítulo anterior, Archon está específicamente diseñado para un procedimiento archivístico sin mayores estructuras jerárquicas que la oficina administrativa y su transferencia al archivo. Es lógico que en su reconocimiento, se adviertan los siguientes apartados: Administración de Archon  Contiene los apartados de gestión general de la aplicación, su funcionamiento, aspectos técnicos de bases de datos, traducción y acceso. Acerca de Archon: Presenta información sobre la versión de Archon que está instalada en el equipo, así como datos del equipo de desarrolladores, autores del sistema. Configuración de Archon: Incluye la posibilidad de modificar muy diversos parámetros de configuración de Archon. Entre ellos destacan los relativos a: la Longitud Mínima del Identificador de Adquisición, Clasificación, Colección y Contenido Digital. En re...

Actualmente no es accesible ningún sistema de gestión de archivos basado en el modelo archivístico español. Sí existen sistemas propietarios y ad-hoc (a medida) para administraciones de carácter autonómico e incluso local. Algunos ejemplos de ello son AIGEA/ALBALA (Sistema de gestión integral de archivos de la junta de castilla y león, desarrollado por la empresa Baratz), SPIGA (Soporte, producción, información, gestión administrativa y archivos del Principado de Asturias), ACTA (Administración, control y tratamiento de archivos de la Comunidad Autónoma de Andalucia), SIGEDA (Sistema de gestión documental y administración de archivos de la Generalitat de Catalunya). Dadas estas restricciones, en esta asignatura se opta por emplear el SGDA (sistema de gestión de archivos) ARCHON desarrollado con código libre por la Universidad de Illinois at Urbana-Champaign en EEUU. Esto supone utilizar una aplicación concebida para un modelo archivístico distinto al nuestro. ARCHON proporciona un...

La migración de datos ya sea importación o exportación, resulta uno de los procesos clave por los que se debe evaluar un sistema de gestión de bibliotecas, archivos o museos. La información que en la UID se procesa debe estar bajo control de la misma en todo momento y no depender de terceros. Para ello el programa que se elija para gestionar la documentación debe ser lo más flexible posible en cuanto a capacidades de migración, permitiendo exportar en formatos CSV, SQL, XML, MARC-XML, MARC21 y UNIMARC (ISO2709). La mayor parte de los programas disponibles en el mercado así como parte de los desarrollados en código abierto, no permite la exportación en todos los formatos aquí señalados, restringiendo a unos pocos e incluso formatos de carácter propietario, únicos de su sistema. Esto dificulta sobremanera la reutilización de la información que a lo largo del tiempo genera la Biblioteca, el Archivo o el Museo, creando una dependencia intolerable del desarrollador o empresa responsable de...

Una parte indispensable en cualquier sistema de gestión integral de bibliotecas son las funciones destinadas al préstamo, reserva y devolución de los documentos del fondo bibliográfico. Esto implica la necesidad de gestionar correctamente las distintas categorías de usuarios y las políticas de préstamo según la tipología documental. En la presente práctica se comprobará cómo trabajar con este módulo, así como su dinámica de funcionamiento. Descargar Práctica 9 de usuarios y circulación en PMB